Zo voeg je een vleugje festival toe

Op dit moment zijn er meer festivals dan ooit. De meest succesvolle titels zijn binnen een week uitverkocht. Wat zijn de succesfactoren? Hoe kun je een vleugje festival toevoegen
aan de zakelijke bijeenkomsten die je organiseert? Zo’n honderd organisatoren deelden hun praktische tips op de nieuwe locatie Te Werve Buiten. De dertien beste tips lees je
hier.

(continue reading…)


Enthousiast organisator vertelt over uitdagende combi

SITE Nederland Symphony31 600px

“Het is de uitdagende combi tussen de dwingendheid van de DJ en de klasse van een symfonisch orkest”. Met deze typering deed organisator Frits Kuiper het concept van Symphonie31 uit de doeken aan de leden van SITE Nederland.

Op 4 april hield de vakvereniging voor incentive travel professionals haar Spring Meeting in Rotterdam Ahoy. De mogelijkheid van een backstage tour en het bijwonen van Symphonie31 zorgde voor een bovengemiddelde opkomst van leden en introducees. Het bestuur van SITE greep deze gelegenheid aan door af te trappen met een speeddate sessie met aan de ene zijde van de tafel de steeds van plaats verwisselende leden en aan de andere zijde de nieuwe en aspirant-leden.

 

Backstage tour

Daarna volgde de tour door het sportpaleis, over het podium en back stage onder begeleiding van een gedreven Frits Kuiper, die het evenement samen met DJ Ronald Molendijk heeft opgezet. Vorig jaar beleefde het evenement de primeur, met op de zaterdag een vrijwel uitverkochte zaal en op maandag een door groothandel Sligro uitgekochte editie. Dit jaar zijn er in dezelfde opzet weer twee avonden en volgend jaar worden het er drie, waarvan twee uitgekocht door de Sligro, verklapt Kuiper. Verder wil hij geen sponsoring, want Kuiper wil graag baas blijven in het voor eigen rekening en risico georganiseerde evenement.

Met Sligro is gelijk de link gelegd naar Night of the Proms, waaraan de groothandel al 17 jaar is verbonden. Symphonie31 heeft een vergelijkbare opzet, maar richt zich op een jongere doelgroep. Klanten kunnen via een loyaliteitsprogramma kaarten verdienen voor beide evenementen.

Door geen gebruik te maken van de tweede ring van het sportpaleis is de capaciteit ‘beperkt’ tot 10.000 bezoekers. “Er is nooit een feestje kapot gegaan aan te weinig ruimte”, verklaart Kuiper deze keuze.

 

Levensverhaal

Na de rondleiding weet de enthousiaste organisator de leden van SITE Nederland nog drie kwartier te boeien met zijn levensverhaal en de opkomst, teloorgang en wederopstanding van zijn evenementenbedrijf Music Events. Ook vertelt hij over zijn ambities met Symphonie31 (waarvan het cijfer in de naam verwijst naar de landcode van Nederland). Dit jaar heeft hij fors geïnvesteerd in de televisieregistratie van zijn evenement, om meer bekendheid te krijgen. Kuiper wil Symphonie31 tot iets groots en waarschijnlijk ook internationaal door laten groeien, maar wel gedoseerd.

Daarna is het hoog tijd dat de organisator, die ruim anderhalf uur te tijd heeft genomen voor de SITE-leden, om terug te gaan naar de werkvloer. De deelnemers verpozen zich met een borrel en een diner, om vervolgens voor de aanvang van het evenement in de back-stage bar nogmaals te worden toegesproken door Frits Kuiper. De Spring Meeting eindigt knallend met de 2,5 uur durende show van ‘Symphony 31 – DJ Meets Orchestra’, met onder meer optredens van Joss Stone, VanVelzen en Jocelyn Brown onder begeleiding van de elkaar uitdagende DJ Ronald Molendijk en dirigent Maurice Luttikhuis met zijn orkest The New Symphonics.

 

 


‘Bij sponsorwerving begin je bij de ander’

Deze diashow vereist JavaScript.

Congresbudget, financiering en sponsoring vormden het basisthema van Masterclass Rotterdam, dat op 8 maart plaatsvond in de Doelen ICC. Ook deelden een aantal congresambassadeurs hun ervaringen met het verwerven en organiseren van congressen.

Rotterdam Partners Convention Bureau organiseert jaarlijks een bijeenkomst voor iedereen die in het dagelijks leven geen congresorganisator is, maar als lid van een nationale of internationale vereniging wel een congres wil organiseren. Tijdens editie 2016 deelden de deskundigen van Rotterdam Partners, congresorganisatoren, leveranciers van congresdiensten, congreslocaties, hotels en leden van de Rotterdam Knowledge Ambassadors – wetenschappers die al eens een congres hebben georganiseerd –, hun expertise met de ruim 75 deelnemers.

De openingspresentatie werd verzorgt door Leendert Bikker, initiator en touwtrekker van World Expo Rotterdam 2025, die meteen een aantal concrete tips gaf. Begin op tijd en respecteer deadlines, is zijn devies. Zeker omdat het creëren van draagvlak absolute noodzaak is voor een geslaagd congres én een solide sponsoring. Betrek zoveel mogelijk partijen in een zo vroeg mogelijk stadium bij het project, aldus Bikker. Beperk je niet tot alleen de eigen commissies, maar zoek juist partners met een ander blikveld. En maak het groter dan nodig, want zo vergroot je de opties.
Het bid voor Expo 2025 ligt momenteel ter beoordeling bij de regering, die bepaalt of Nederland zich daadwerkelijk kandidaat gaat stellen voor de wereldtentoonstelling. Stel dat dit gebeurd, dan is het tijd om lobbyisten in de schakelen. Dit zijn andere mensen, dan de initiatiefnemers en plannenmakers, betoogde Bikker. Het is zaak het eigen ego op zij te zetten en het lobbyen over te laten aan de mensen die daar goed in zijn.

 

Sponsorwerving

Irma van Lierop, Relatiemanager de Doelen ICC, legde in haar presentatie de nadruk op het belang van lange-termijnrelaties met sponsoren. Sponsorwerving is nog te veel een éénmalige contact via koude acquisitie, terwijl de wereld van vandaag vraag om relatiemanagement. En ze geeft als belangrijke tip: ‘bij sponsorwerving begin je bij de ander’.

De deelnemers konden kiezen uit diverse workshops over onder meer het vinden van sponsors via Big Data, het verleiden van sponsors, het bidtraject, de invloed van de Pharma-regelgeving en de valkuilen bij het opstellen van een congresbudget.

Arts-Viroloog Prof. Dr. Charles Boucher vertelde zijn gehoor over het ontwikkelen van congressen. De Hoogleraar Antivirale Therapie aan het ErasmusMC is tevens wetenschappelijk directeur van Virology Education, dat nieuwe congressen in zijn vakgebied initieert. Daarbij zitten heel specifieke onderwerpen die niet altijd door sponsorende bedrijven als interessant worden gezien. Boucher’s ervaring is dat als er een doelgroep is, die wel gepakt wordt door het congresthema, dat je dan het congres kunt organiseren zonder de sponsoring en bij vervolgedities de sponsoren alsnog aanhaken.

 

Filmprimeurs

Tijdens Masterclass Rotterdam kregen de deelnemers de twee filmprimeurs. Zo werd de speciale instructiefilm gelanceerd die laat zien hoe internationale zakelijke bezoekers via Schiphol naar Rotterdam moeten reizen met de trein. Daarnaast was er de eerste vertoning van de animatie die het Voorfinancierings- & Garantiefonds heeft laten maken over deze twee regelingen die helpen bij het opstarten van congresinitiatieven.

Het slotakkoord was voor de Rotterdam Knowledge Ambassadors die hun praktijkervaringen deelden. Ter onderstreping van de eerdere adviezen over congressponsoring, werd duidelijk dat de zogenaamde congrespakketten, die vrijwel iedereen bedenkt, in de praktijk zelden in hun voorgestelde vorm worden ‘verkocht’. De sponsorende partij wil maatwerk en dat laat zich niet in een goud-, zilver- of brons-pakket gieten.

 


John Parke leert leden MPI en HSMAI strategisch accountmanagement

 

 

Foto’s: Clickshots

 

Op maandag 26 oktober vond de trainingsdag Strategisch Accountmanagement plaats in het Amsterdamse Okura Hotel. Tijdens dit gezamenlijk georganiseerde evenement van MPI en HSMAI was de Amerikaanse topspreker op dit vakgebied, John Parke, speciaal naar Nederland gevlogen. Hij deelde zijn kennis op het gebied van verkoop en strategisch accountmanagement (SAM) op bevlogen wijze met ruim 120 deelnemers uit de gastvrijheidsbranche.

John Parke ging in op veranderingen die we in de branche zien zoals mega-merken die ontstaan in bijvoorbeeld de hotelindustrie en de luchtvaart maar ook feiten als investeringsmaatschappijen, banken en intermediairs die meer invloed hebben op de bedrijfsvoering kwamen aan de orde. Al snel ging hij dieper de inhoud in waar de verschillen tussen de verkooptypen aan de orde kwamen en vooral wanneer je welk type in zet: verschillen tussen de ‘ordertaker’ en je opstellen als expert of consultant. Vooral dit laatste type bleek relevant, dat verkooptype hangt namelijk sterk samen met SAM.

Vanuit de gedachte ‘met welke klanten werk je samen en hoeveel waarde vertegenwoordigen die?’ ten opzichte van de energie die je er in moet steken, werd verder ingezoomd in het doorgronden van je (potentiële) klanten en het prioriteren hiervan. Zijn die klanten nieuw of zijn ze bestaande met wie je een nauwere samenwerking wilt? Of zijn het juist klanten met wie je eerder contact hebt gehad maar die nog niet eerder boekten? Bij veel aspecten gaf John Parke praktijkvoorbeelden die tot de verbeelding spraken.

Kortom kennis die je nodig hebt om SAM beter in te zetten. Strategisch accountmanagement heeft namelijk alles te maken met het opbouwen van loyale klanten. SAM pas je, afhankelijk van je organisatie, toe op je belangrijkste 1,3, 5 of 10 klanten. Hij noemde het zelf ‘díe klanten waarbij je ziek wordt als ze wegvallen uit je portfolio’. Het gaat ook om meerwaarde realiseren voor beide partijen en dan niet alleen in geld maar ook op andere gebieden. Hij liet ook niet na eenieder op het hart te drukken dat dit een team-effort is en dat het hebben van contacten op alle levels in de organisatie enorm aan loyaliteit bijdraagt.

Een beproefde wijze – naast de SWOT analyse waarbij je van binnen naar buiten kijkt – is de STEP analyse. Bij STEP kijk je veel meer vanuit het perspectief van de klant. Een geweldige kans dus om met je klant mee te kijken naar trends op sociaal, technologisch, economisch en ook politiek vlak die hij ziet. Parke noemde hier heel specifiek het woord ‘empowerment’. Je wordt namelijk ‘krachtiger’ als je kennis hebt over het denken en de zorgen van je klant. Hier kan je dan weer op inspelen, immers, ben jij in staat om oplossingen te bieden. En als jouw organisatie dat niet kan wellicht mensen in jouw netwerk.

Na de training hoorde we veel deelnemers enthousiast napraten: “die prioritering van klanten kan ik mooi met mijn team gaan toepassen”, “het gebruik maken van een script als leidraad om geen relevante vragen te vergeten, gaat mij helpen” tot “goed punt dat je je af moet vragen wat je met alle informatie in je CRM-systeem gaat doen. Je geeft je verkoopproces hiermee meer vorm” en “het was een goede dag op een super-locatie waar ik veel leuke mensen heb gesproken”.


Imponerende stage designs en interessante innovaties

Deze diashow vereist JavaScript.

Foto’s: Transmedia-Design

 

Het Platform Congressen van CLC Vecta bood op dinsdag 13 oktober haar leden de kans om in een korte tijdspanne kennis te maken met innovatieve producten en diensten voor congressen. De bijeenkomst vond plaats in een toplocatie, namelijk de op de 23e verdieping gevestigde Townhall room van Postillion Convention Centre WTC Rotterdam.

De tweede editie van CLC Vecta’s ‘What’s New’ wordt afgetrapt met een keynote van Xander Kranenburg. Hij vertelt over de innovatieve ‘podiumplaatjes’ waaraan hij de afgelopen jaren mee heeft mogen werken en welke digitale tools hij daarvoor heeft gebruikt, zowel voor het maken van het design als voor het samenwerken met doorgaans internationale gelegenheidsteams.

 

Imponerende stage designs

En zo zien de aanwezige congresorganisatoren een aantal imponerende stage designs voorbij komen. Kranenburg doorloopt onder meer het traject van een van de The Next Web Conferences die hij heeft mogen organiseren. Een podiumontwerp á la Esscher, was het uitgangspunt. De beelden die hij toont van de diverse stadia maken duidelijk dat het hier niet gaat om een simpele vertaling van een litho van Esscher naar soort kopie op het podium, maar van een vertrekpunt dat door vervormen, uit elkaar trekken en opdelen, selecteren van kleurpaletten, spelen met licht, ‘klooien’ en renderen tot een imponerend driedimensionaal eindresultaat leidt.

Belangrijk is om voor één idee te gaan en je daar op te focussen, geeft Kranenburg als tip mee. Als voorbeeld geeft hij een videoproductie die werd gemaakt voor een TEDx summit in Qatar. Het congresthema was ‘The Power of the X’. Om een link te leggen naar het gastland wilde men Arabische geometrische patronen als vorm kiezen. Bedacht werd dat een kaleidoscoop een logische manier is om deze patronen dynamisch weer te geven. Het bijzondere is echter dat de in elkaar overvloeiende patronen werden gevormd door mensen. Het resultaat was een unieke promotievideo voor de meeting.

Spreekstalmeester Nico Meyer vertolkt het gevoel onder de aanwezigen, door Kranenburg te wijzen op zijn luxepositie qua budget en ‘carte blanche’ opdrachten. Met een beperkt budget kun je al veel effect bereiken, repliceert Kranenburg. En een goed stage design heeft niet alleen een decoratieve waarde. Zo was The Next Web Conference met het ‘Esscher-podium’ al trending topic in Europa, nog voordat er een woord gesproken was. En de ‘Power of X’ video heeft al meer dan 2,5 miljoen views op Youtube. Om diezelfde reden is het goed vastleggen van een congres heel belangrijk, stelt Kranenburg. Organisaties als The Next Web en TEDx hechten grote waarde aan de digital footprint van hun evenementen. Het attractief en origineel vastleggen vormt daarvoor een vrijwel onuitputtelijke bron. Het heeft veel meer impact dan live streamen, voegt hij er aan toe.

 

Digitaal vragen stellen

De aanwezigen kunnen door met hun smartphone in te loggen op Buzzmaster vragen stellen en beantwoorden. Het intikken (en corrigeren) is live te zien op het scherm achter de spreker. In de eerste vragenronde wordt direct al ter discussie gesteld of het niet logischer is om de vragen gewoon live te stellen. Het antwoord op deze vraag krijgen we later op de middag.

Het tweede onderdeel van de middag zijn de ‘vijf minuten pitches’, waarmee bedrijven hun innovatieve en vernieuwende producten en diensten voor het voetlicht kunnen brengen. Ter introductie wordt Matthijs Otto van Networktables naar voren gehaald. Hij heeft vorig jaar tijdens de eerste editie van What’s New zijn product gepitcht. Networktables was op dat moment eigenlijk nog niet helemaal praktijkrijp, vertelt Otto, maar zijn optreden in Almere leidde al direct tot diverse opdrachten. Wat oorspronkelijk vooral bedoeld was als diner format, is uiteindelijk uitgegroeid tot een gewild matchmaking onderdeel van congressen, krijgen we nog te horen.

Voor de pitchers van vandaag moet dit extra motivatie opleveren. Alhoewel Nico Meyer de presentatoren telkens kan bedanken dat ze netjes binnen de vijf minuten zijn gebleven, merk je wel dat enige begeleiding/training vooraf had mogen plaatsvinden. Zo maken we een pitch mee waar de probleemstelling uitgebreid wordt behandeld, maar waar aan het einde van de presentatie niet duidelijk is wat het probleemoplossende product is. De volgende pitch bestaat uit een traag voortschrijdende slide-show van schermafbeeldingen met een zwijgende ‘spreker’ en – waarschijnlijk om absolute stilte te voorkomen – een stemmig begrafenismuziekje.

 

Interessante innovaties

Neemt niet weg dat er een aantal interessante innovaties voorbij komen. Dat wordt onderschreven door de deelnemers, want die geven na elke pitch via Buzzmaster aan in hoeverre ze geïnteresseerd zijn in het product.

Twee keer komen iBeacons langs. Zowel Cooking Fox als easyTapp maken gebruik van deze bleutooth zendertjes die kunnen helpen om gericht contact te leggen met langslopende bezoekers. Dit kan bijvoorbeeld via een bleutooth ontvanger in een bezoekerspas (Cooking Fox) of via een smartphone-app (easyTapp). Op basis van het interesseprofiel van de bezoeker kan dan automatisch actie worden ondernomen. De boodschap van beide komt er op neer dat het bepalen van het doel en strategie belangrijker is dan de techniek.

Om te zorgen voor een optimale match kunnen we bij Meetmatch terecht. Het algoritme van deze app haalt alle online beschikbare gegevens (Linkedin, social media, bedrijfswebsite) van deelnemers naar binnen en bepaalt vervolgens het matching-gehalte tussen de diverse deelnemers. De vragen uit de zaal gaan vooral over de acceptatiegraad van deelnemers – zij moeten immers wel toestemming hiervoor geven – en de kwaliteit van het algoritme. Geert Van Wonterghem van Meetmatch houdt echter de kaken op elkaar al het gaat om inhoudelijke informatie over het algoritme, want dat is immers het onderscheidende aspect van Meetmatch.

We krijgen in de pitch-ronde ook meer duidelijkheid over Buzzmaster. Naast de mogelijkheid om vragen te stellen en te beantwoorden, biedt het systeem ook een eigen wifi-netwerk, wat de betrouwbaarheid vergroot en het ook mogelijk maakt om te bepalen wat de deelnemers wel en niet kunnen doen via het netwerk. In ons geval kunnen we geen e-mail binnenhalen. Voordeel is dat de deelnemers dan niet afgeleid worden. De ontsnappingsroute is dit keer de wifi van het WTC, maar daardoor ben je wel weer even offline bij Buzzmaster.

De echte kracht van Buzzmaster is echter de journalistieke achtergrond van de ontwikkelaars, vertelt Tom Vroemen. De Buzzmaster is namelijk de journalistiek geschoolde redacteur die onder meer de beste vragen naar voren haalt en zo de discussie stuurt. Daarmee krijgen we ook antwoord op de eerder gestelde vraag, waarom het niet logischer is om gewoon live vragen te stellen. Dan komen doorgaans steeds dezelfde vragenstellers aan bod, stelt Vroemen, waar tussen ook mensen zitten die tot uit den treuren hun stokpaardjes blijven uitmelken. Omdat het scherm van de vragensteller oplicht kan de dagvoorzitter (in donkere zalen) de vragensteller spotten en hem of haar eventueel ook nog aan het woord laten voor verdere uitleg of discussie.

Het slotakkoord is voor Femke Terra. Met verve promoot ze haar TerraPaviljoen, een mobiel paviljoen dat ‘uitgevouwen’ 14 bij 7 meter beslaat. De zeer luxueuze inrichting is compleet met keuken en toiletvoorzieningen. Omdat de trekker losgekoppeld kan worden, krijgen de gasten gewoon een mooi vrijstaand paviljoen te zien. Dankzij een hydraulisch systeem kan het TerraPaviljoen zowel op de grond als op hoogte worden geplaatst. Op elke bereikbare locatie en voor een Aldi-prijs, besluit Terra.

De deelnemers aan What’s Next kunnen in twee rondes nog nader kennis maken met de acht pitchende bedrijven. Een informele borrel vormt de prettige afsluiter van een leerzame middag.

 

 

 


MPI toont leden nieuwe werelden door kampvuur storytelling

MPI Campfire Storytelling 2 900px

 

MPI Netherlands Chapter hield op maandag 21 september haar eerste Campfire Sessie. In tegenstelling tot de gebruikelijke kennis- of netwerkbijeenkomsten, waarbij je in een vergaderzaal van een hotel- of congreslocatie zit, keurig in een school- of carré-opstelling en waarbij de spreker ondersteund wordt door alle mogelijke AV apparatuur, werd dit event in de frisse buitenlucht gehouden, waren het de bomen die de “muren” van de vergaderzaal vormden, zorgden kampvuren voor de ‘LED-verlichting’ en was de AV vervangen door…. tja, niks. Gewoon storytelling anno 2015.

Verdeeld over het mooie en groenrijke terrein van Landgoed Kameryck, die gastheer was voor deze middag, waren tussen de paviljoens en bomen vier kampvuren ontstoken waar op houten bankjes kleine groepjes toehoorders werden meegenomen in de onbekende werelden van LARP-en, Millennials, Corporate Tribes en Ethical Hacking. Vier zeer uiteenlopende sprekers* en onderwerpen die allen 1 gezamenlijke deler met elkaar hebben. Het zijn, net als MPI, communities waarbij een ieder die erbij is aangesloten, kijkt hoe hij of zij met gelijkgestemden kan leren van elkaar.

Tussen de kampvuurverhalen werden de gasten getrakteerd op Pulled Pork van de outdoor Smoker en zorgden een warm soepje en het kampvuur voor aangename temperaturen. Het enige dat MPI niet uit de “standaard bijeenkomst” had gehaald, was de borrel achteraf. Voor de rest was het een middag als geen ander. Volgens Paul Gruijthuijsen en Sander de Hoop die deze bijeenkomst georganiseerd hadden, zal er, afgaande op de reacties van de aanwezigen, voor 2016 zeker weer een Campfire Sessie op de agenda komen te staan.

 

Kisa van de Berg – Travelmarketing

‘’Met zeer veel plezier de Camp Fire Sessie van MPI Nederland bijgewoond. Met vier interessante sprekers over zeer uiteenlopende onderwerpen in een ludieke setting; rondom een heus kampvuur. Fantastisch verzorgd door Landgoed Kameryck inclusief fijne catering. Op deze inspirerende locatie komen wij graag nog eens terug met onze eigen klanten.’’

 

Nico Meyer – MeetingMonitor/Qmatters

“Het was inspirerend om op zo’n informele, gemoedelijke wijze rond het kampvuur meegenomen te worden in de wereld van Afrikaanse stammen, ‘goede’ hackers, online gedrag van Gen-Y en role-players. En boeiend om samen te ontdekken hoeveel parallellen er met ons eigen vakgebied zijn.”

 

Ingrid Rip – RREM

“De wijze waarop je op een andere manier met elkaar zit, rondom een kampvuur i.p.v. in een cabaretopstelling, maakt dat er een andere energie ontstaat. Deze energie wordt versterkt door de kleine groepjes en het feit dat je heel dicht bij de spreker zit. Daarbij was de keuze van de sprekers erg leuk. Deze kwamen allemaal uit verschillende werkvelden, maar hadden toch allemaal een gezamenlijk raakvlak. Zo heeft het LARP verhaal bijvoorbeeld mij op nieuwe ideeën gebracht over hoe rollenspelen in te zetten bij de trainingen die ik geef. Echt inspirerend!”

 

* Dank aan de sprekers:

  • Yoram Meijer – voorzitter Vortex Adventures – Nederlands Grootste LARP-vereniging
  • Sjoerd Versteeg – medeorganisator Hack in The Box en Security Expert bij de S-Unit
  • Daniel Janus – senior Online Marketing Strateeg
  • Jitske Kramer – oprichter Academie voor Organisatiecultuur & schrijfster van het boek ‘De Corporate Tribe’

Top twintig evenementen die organisatoren niet willen missen

Deze diashow vereist JavaScript.

Aaaaha! the Actor Factory gaf vorige week voor de vijfde maal de masterclass ‘Het evenement dat niemand wil missen – Hoe organiseer je dat?’ In het World Forum kwamen ruim 400 organisatoren samen. In drie verschillende sessies presenteerde Erik Peekel praktische tips. Bovendien deelden de organisatoren hun inzichten met elkaar. Eerder dit jaar publiceerde Peekel een boek met de tips uit eerdere masterclasses. Hij lanceerde bovendien de eerste complete elearning over het organiseren van evenementen.

Erik startte de masterclass dit keer door de deelnemers te vragen welk evenement zij zelf niet hadden willen missen. Die evenementen vormen een goede inspiratiebron om je zakelijke bijeenkomsten aantrekkelijker te maken. Dit zijn de favoriete evenementen van de deelnemers, een bezoekje waard!

Top-20

  1. Olympische Spelen
  2. Lowlands
  3. Concerten: Pink Floyd live in De Kuip, The Eagles, Red Hot Chilli Peppers, Lenny Kravitz
  4. SAIL
  5. City Swim Amsterdam
  6. De Parade
  7. Grand Départ Tour de France in Utrecht
  8. Blue Man Group
  9. The Next Web
  10. WK Beach Volleybal
  11. Into The Great Wide Open
  12. Roland Garros
  13. Mysteryland
  14. Cirque du Soleil
  15. AFAS Awards
  16. Tomorrowland
  17. Rollende keukens
  18. Amsterdam Diner
  19. Gay Pride
  20. Zaandammer Kermis

 

Van de masterclass ‘Het Evenement dat niemand wil missen‘ is een videoreportage gemaakt. vorige week:

 


Communiceren op z’n Rottûrdams

Deze diashow vereist JavaScript.

Rotterdam Partners geeft elk jaar aspirant-congresorganisatoren de kans om in één dag veel over het congresvak te leren en om de congresmogelijkheden van de stad te ontdekken. Dit keer draaide het Associatie Symposium Rotterdam om Communicatie. Op zijn Rottûrdams wel te verstaan.

Het thema van het Associatie Symposium Rotterdam, dat dit jaar op 10 maart de vijfde editie beleefde, was Communicatie. De bijeenkomst ging direct voortvarend van start met het duo Roel Pot en Peter Douw van Rope theater op maat, dat de aanwezige aspirant-congresorganisatoren liet kennis maken de taal en manier van communiceren van de Rottûrdammert. Zo leren we hoe je quasi interesse toont, niet moet schrikken van ernstige ziektes die je naar je hoofd geslingerd krijgt, het verkleinwoord als compliment, het toevoegen of juist weglaten van de letter t en een serie lokale gezegden. Dit alles vlot en vrolijk gebracht én interactief, want veel in quizvorm. Het maakt de deelnemers los en zet ze direct in de coöperatieve modus.

Het organiserende Rotterdam Partners heeft zelf natuurlijk ook het nodige te communiceren. We krijgen van Joyce Wittelaar, accountmanager associatiecongressen, te horen wat deze organisatie kan doen voor mensen die een internationaal congres naar de stad willen halen. Voor congressen die betrekking hebben op de Rotterdamse economische speerpunten Medisch, Creatief, Food en Haven is financiële steun mogelijk. Daarnaast kunnen alle organisatoren profiteren van de adviezen en promotiemiddelen van de Rotterdamse marketingorganisatie.

Daarna is het de beurt aan het keuzemenu van workshops. Ronde stickers met gekleurde pijlen op de vloer wijzen de deelnemers naar de juiste ruimte. Ik blijf in de plenaire zaal.

 

Pratend gebouw

Meetingdesigner Mike van der Vijver vraagt de deelnemers de mond van het gebouw te vinden en die te laten vertellen wat het gebouw aan hem of haar wil zeggen. Dit ongewone verzoek doet wat wenkbrauwen optrekken, maar als hij uitlegt dat het gaat om het typeren van de sfeer en wat dit doet met jou als deelnemer, blijkt dat eenieder dat ook onder woorden weet te brengen.

We ontdekken al snel dat de kerkzaal van het Armenius − een rijksmonumentale Remonstrantse Kerk waar nog steeds kerkdiensten in plaatsvinden, maar die ook dienst doet als congres- en debatcentrum – tegenstrijdige signalen uitzendt. Voor de een is het bovenal een kerk die oproept tot contemplatie en luisteren. Voor de ander nodigt de voor kerkbegrippen kleine vierkante ruimte, omgeven door rode teakhouten kerkbankjes, overzien door een eveneens teakhouten balustrade en beschenen met het door de glas-in-loodramen warme veel gekleurde licht, juist uit tot spreken en interactie.

Met deze informatie moet je wat doen als je een geslaagde bijeenkomst wilt organiseren, aldus Van der Vijver. Zoals wij bij elkaar staan op de vloer en eventueel met mensen op de voorste rij kerkbankjes is hier prima interactie mogelijk. Maar als er ook mensen op de andere rijen moeten zitten, dan kun je die zo goed als afschrijven voor deelname aan een discussie. Houd ook rekening met het feit dat deze locatie een deel van de deelnemers juist een tegenstrijdige gemoedstoestand oproept, stelt de meetingdesigner.

Desgevraagd geeft een aspirant-organisator aan dat hij een workshopprogramma gaat uitvoeren in een grote industriële loods. Stimuleer dat de deelnemers eerst de ruimte gaan verkennen, geeft Van der Vijver als tip. Mensen voelen zich overweldigt en nietig in zo’n grote, open ruimte. Als je ze niet de mogelijkheid geeft om zich comfortabel te voelen, dan zullen zich onvoldoende open stellen, wat nodig is om de workshops een succes te laten zijn.

We volgen Van der Vijver naar de eerste verdieping en komen in een witte, kale ruimte van zo’n vier bij vier meter en hoge plafonds te staan. Iedereen drukt zich automatisch tegen een wand. De ruimte moet weer praten. Ik ben een wachtkamer. Niet de plek voor interactie. Van der Vijver vraagt ons naar het midden van de ruimte te stappen. Plotseling is interactie geen probleem meer. Verdiep je in de ruimte (liefst voordat je hem kiest) en pas je daaraan aan, is zijn slotadvies.

 

Veel ervaring

De volgende workshop zit overvol. Halverwege de sessie constateert moderator Mirjam van de Kamp dat er wel erg weinig respons uit de zaal komt. Wij weten inmiddels dat de opeengepakte rijen stoelen daar de schuld van zijn. Ook de op het scherm geprojecteerde rijtjes met logische aandachtspunten voor de communicatie voor, tijdens en na het congres werken vragen stellen niet in de hand.

Gelukkig zit er veel ervaring op het podium, met drie PCO’s die praktische tips geven. Jarno de Boer van CIMglobal waarschuwt dat je je vrij makkelijk kunt verliezen in de vele communicatiemogelijkheden en content die er vandaag de dag laagdrempelig beschikbaar zijn. Door de doelstelling centraal te zetten en niet de content, kun je betere keuzes maken. De doelstelling is meestal iets als een bepaald deelnemersaantal dat je wilt bereiken of een financiële afdracht of een extra hoge opkomst van onderzoekers uit een bepaald deel van de wereld, stelt hij.

 

Verhaal opbouwen

Nicolette van Erven van Congress by Design benadrukt dat je niet steeds hetzelfde moet mailen. Het is belangrijk om een verhaal op te bouwen en in gesprek te gaan met de deelnemers, door bijvoorbeeld vragen te stellen of mensen te laten stemmen.

Susan Dijkstra van het Congresbureau van het Erasmus MC adviseert om ook de sprekers in te zetten bij de communicatie voorafgaand aan het congres. Zij zitten doorgaans midden in een groot netwerk van potentiële deelnemers.

Het publiek is vooral geïnteresseerd in het belang en de mogelijkheden van congres-apps. Apps zijn tegenwoordig goedkoop te maken, vertelt De Boer. Als je echter veel content wilt toevoegen aan de app, dan kost dat veel uren en loopt deze kostenpost hard op. Vooral bij meerjarig gebruik wordt een app interessant, vult moderator Van de Kamp aan. Een app kan veel bijdragen aan de interactie met de deelnemers voor, tijdens en na het congres, stelt Van Erven. Bijvoorbeeld door aan het begin van het congres te vragen naar welke workshops ze zullen gaan. App-gebruik kun je stimuleren door er een klik-game aan toe te voegen, geeft iemand uit de zaal nog als tip mee.

 

Geheel wederzijds

Met de interactie zit het bij de derde presentatie, gehouden in de ruimtelijke, geheel witte bovenzaal met drie rijen stoelen en de spreker die gelijkvloers dicht voor zijn gehoor staat, wel goed. De workshop ‘Geheel wederzijds’ van John Patrick Vermulst van Effective Trainingen en tevens interim revenue manager van het Manhattan Hotel heeft als thema een optimale interactie tussen het hotel en de organisator.

Vermulst kan goed zenden, zo blijkt. Hij vertelt wel heel erg vaak dat het goed is om bij een locatie te informeren welke zaken zij de organisator uit handen kunnen nemen, want dat is heel erg veel. De kracht van de herhaling zullen we maar zeggen. De boodschap is overgekomen en blijven hangen.

Hij toont zich gelukkig ook pleitbezorger voor een gelijkwaardige communicatie. Neem de tijd om elkaar te leren kennen, is zijn motto. Veel problemen later in het organisatietraject ontstaan omdat de samenwerkende partijen niet voldoende tijd hebben genomen om werkelijk met elkaar kennis te maken.

 

Inleven in elkaar

Leef je in elkaars doelstellingen in, leer de uitdagingen kennen waar de ander voor staat en wees nieuwsgierig naar de achterliggende visie, somt Vermulst op. Een locatie die jou daar niet naar vraagt, daar mag je je vraagtekens bij zetten. Door het doorlopen van dit traject ontstaat er begrip én ontstaan er kansen, stelt hij.

Vermulst toont vervolgens een opsomming van mogelijke vragen die een organisator zou kunnen hebben aan een locatie. Een keuzemenu, zo blijkt. Dat werkt goed, want één voor één worden er de meest prangende vragen door de deelnemers uitgepikt.

Die gaan vooral over de verplichte afname van kamers of het juist niet beschikbaar geven van voldoende kamers. Op zich hoeft het aantal gegarandeerd afgenomen kamers niet in beton gegoten te worden, antwoordt Vermulst. Er zijn ook elastieken oplossingen mogelijk met gefaseerde releases. Maar hiervoor moet in de kennismakingsfase gesproken worden over verwachtingen en ervaringen op het gebied van registraties en hoe je het beslissingstraject naar het congres toe gaat vormgeven.

Het antwoord op het niet beschikbaar geven van voldoende kamers, komt van een vertegenwoordiger van een locatie in het publiek. Congresgangers zijn zeer welkome gasten, maar veel locaties hebben vaste klanten en afspraken met corporate klanten die vaak al een beslag leggen op een groot deel van de beschikbare kamers. In het hoogseizoen komt daar nog extra concurrentie bij. Dat een congresorganisator al jaren van tevoren een deal wil sluiten, doet hier niets aan af.

Wederom is de conclusie dat het belangrijk is om hier vooraf over in gesprek te gaan. Misschien dat een (iets) andere congresdatum meer beschikbare kamers kan opleveren.

Haarnetje op, haarnetje af

We sluiten het Associatie Symposium Rotterdam centraal af met het ons inmiddels bekende duo Roel Pot en Peter Douw. Eerst doen we haarnetje op, haarnetje af om te bepalen wat we geleerd hebben en waar nog vragen onbeantwoord zijn. Een prima manier om het geleerde te verankeren en directe feedback te krijgen over de bijeenkomst. Al lijkt het er op dat de meeste mensen de meerderheid volgen met op- of afzetten, om zo te verdwijnen in de massa. We staan weer in de veilige modus.

Hoog tijd voor het slotakkoord. Het Rottûrdamse duo heeft bedacht dat hun doventolkact daar zeer geschikt voor is. Mwâh, soms kun je beter stoppen met communiceren.

 


Leiden achter de schermen in Lomo

Inspiratiedag Dag van Ontdekkingen Leiden 600px

Leiden marketing gaf op 5 februari een groep congresorganisatoren een kijkje achter de schermen van een aantal toplocaties. Door de genodigden van een ouderwets – geheel handmatig in te stellen – Lomografie fototoestel te voorzien, werden die uitgedaagd om regelmatig echt even stil te staan bij het gepresenteerde.

De ‘Dag van Ontdekkingen’ startte in de foyer van de Stadsgehoorzaal met een welkomstwoord van Frans Funnekotter, directeur Stadspodia, en Martijn Bulthuis, directeur Leiden Marketing. Vervolgens kregen de deelnemers een spoedcursus Lomografie zodat de bij de uitnodiging meegestuurde camera tijdens de inspiratiedag volop gebruikt kon worden. Na de workshop volgde een rondleiding in de Stadsgehoorzaal, die met name de doorgaans onzichtbare kant van de locatie belichtte, zoals het inpandige laad- en losstation voor vrachtwagens, de speciale podiumlift en de goed geoutilleerde keuken.

Bijzondere rondleiding

Met een bus van Koninklijke Beuk werden de deelnemers naar Corpus ‘reis door de mens’ gebracht, waar ze de complete reis door de mens maakten. In het penthouse werd genoten van het weidse uitzicht en een lunch in de vorm van een verantwoorde proeverij. Museum Naturalis opende speciaal voor deze groep de deuren van de zestig meter hoge toren. Het twintig verdieping tellende depot (gesloten voor het grote publiek) herbergt ruim vijftien miljoen objecten. Na een rondleiding langs enkele stellingen vol geprepareerde dieren in het depot volgde een presentatie over de nieuwbouwplannen van het museum, waarbij onder meer een nieuwe congreszaal voor 300 deelnemers wordt gerealiseerd.

Wisselen decorstukken

De laatste locatie die op het programma stond tijdens de ‘Dag van Ontdekkingen’ was de TheaterHangaar. De deelnemers kregen middels een podiumdemonstratie inzicht in de vele mogelijkheden die de draaibare zaal en het omliggende royale terrein bieden.  Een VIP-tour achter de schermen – waar fotograferen verboden was – verklapte hoe het wisselen van decorstukken werkt bij de musical Soldaat van Oranje, de langstlopende voorstelling uit de Nederlandse theatergeschiedenis. Een blijvende herinnering voor de deelnemers vormen de zelf genomen Lomo foto’s, die na het ontwikkelen (als ze gelukt zijn) een Instagram-stijl indruk geven van de dag.


Vijf bijzondere evenementen in 2014

Tijdens hun verhaal en begeleidende video werden John van Dijk en Karin van der Velden-Aleman continu onderbroken door vragen. De leden van het Genootschap voor Eventmanagers waren hongerig naar alle details betreffende de Nationale Herdenking MH17. Eén van de vijf bijzondere evenementen die ‘door leden, voor leden’ werden gepresenteerd tijdens de jaarlijkse Best Practice bijeenkomst van het genootschap, dit keer op 9 december in de foyers van Carré.

De bijeenkomst werd georganiseerd door een projectteam van 15 mensen, met vertegenwoordigers van de ministeries Veiligheid & Justitie (V&J), Volksgezondheid, Welzijn & Sport (VWS) en Buitenlandse Zaken (BuZa). Besloten werd om VWS de kar te laten trekken, gezien de ervaring op dit ministerie met de Nationale Herdenking op 4 mei en de bevrijdingsconcerten op 5 mei. Er werden vijf projectgroepen geformeerd rondom de hoofdtaken locatie, registratie, communicatie, veiligheid en protocol.

 

Heel dun draadje

Van Dijk, Chef Kabinet en Protocol bij VWS, legt uit dat het een heel dun draadje was, dat werd belopen, om er een gepaste bijeenkomst van te maken. Dat begon al bij het bepalen van het juiste moment van de herdenking, aangezien er nog lang onzekerheid was over de berging van de lichamen. Uiteindelijk werd het 10 november, wat betekende dat de bijeenkomst in twee maanden tijd georganiseerd moest worden.

Met een verwachte opkomst van tussen de twee- en drieduizend personen en de diverse ruimten die nodig waren – voor de voorontvangst, lunch, ceremonie en na-ontvangst – was de locatiekeuze beperkt tussen Jaarbeurs en RAI. Uiteindelijk werd voor de accommodatie in Amsterdam gekozen.

Qua invulling stond centraal dat de Nationale Herdenking MH17 voor en door de nabestaanden gehouden moest worden. Van Dijk en Van der Velden-Aleman benadrukken meermaals tijdens hun presentatie het belang van de familierechercheurs, die de communicatie over en weer met de nabestaanden verzorgden. Zij waren de ogen en oren van het organisatiecomité.

De placering vormde een grote uitdaging. Er moest rekening worden gehouden met wie bij elkaar moesten zitten, maar ook zeker mensen die juist bij elkaar weggehouden moesten worden. Daarnaast is er ook geïnventariseerd wie er niet in beeld wilden. Sowieso is met de NOS afgesproken dat er geen emotieshots genomen zouden worden.

Ondertussen besloot Buitenlandse Zaken dat ‘de hele EU’ moest worden uitgenodigd. Wat ook gebeurde en door iedereen in dank werd aanvaard. Wel werd gekozen voor een sobere logistiek, met de bus, om de aandacht bij de nabestaanden te leggen. In diezelfde gedachte werd de aanwezigheid van het Koninklijk Huis georganiseerd. Zij moesten vooral benaderbaar zijn voor de nabestaanden.

Verder moest de RAI omgetoverd worden in een gepaste ambiance, waarbij de inrichting pas de donderdag kon beginnen, vanwege evenementen die daarvoor plaatsvonden. Gekozen werd voor een cirkelvormige opstelling, als ware het een omarming, en een (letterlijk) zachte aankleding, die warmte uitstraalde. In het midden stonden 298 kaarsen, de slachtoffers symboliserend, die de nabestaanden nadien mochten meenemen. Er bleef geen kaars achter.

Op zondagmiddag was er de generale repetitie, waarbij iedereen aanwezig was. Heel tekenend voor de wil bij alle betrokkenen om mee te werken, stelt Van Dijk. En een bijeenkomst met vooral heel veel verdriet. Bijkomend voordeel van de repetities was dat de eerste emoties er uit waren, zodat de speeches tijdens de herdenkingsbijeenkomst goed overkwamen.

Terwijl de beide medewerkers de video verder afspelen, blijven de leden hun vragen stellen. Elk detail van deze tot de collectieve verbeelding sprekende bijeenkomst wordt opgeslurpt.

 

Aan strenge regels gebonden

Het is weer tijd voor een changement. De aanwezigen kunnen groepsgewijs vier van de vijf presentaties bijwonen.

Ewoud Hazekamp vertelt over de introductie en beursgang van bankverzekeraar NN. Omdat de communicatie rondom zo’n beursgang aan strenge regels is gebonden, konden hij en zijn team pas enkele weken van tevoren echt gas geven en pas twee weken van tevoren mochten de overige medewerkers geïnformeerd worden.

Hazekamp kreeg de opdracht mee om het zo persoonlijk mogelijk te maken, het moest fun en memorabel zijn en het moest ook nog eens een gevoel van company pride geven. Dat voor 12.000 mensen in 18 landen en met de hiervoor gememoreerde beperkingen in communicatie.

De medewerkers kregen onder meer een informatief boekje met de titel ‘U matter’ en konden zelf meedoen met een aandelenplan. De Nederlandse medewerkers konden een kijkje nemen bij EuroNext Amsterdam. De verwachting was dat hier zo’n twee- tot driehonderd mensen gebruik van zouden maken, maar het werden er uiteindelijk achthonderd. Een echte aanrader, aldus Hazekamp. Het is leuk en informatief en het café onder EuroNext is exclusief te huren en je wordt er ontvangen door keurige dames en heren. Voor grote groepen werd gebruik gemaakt van het Tobacco Theater, vlakbij het beursplein.

Ook werd er een selfie-actie georganiseerd. Alle locaties kregen props, zoals een kartonnen champagnefles en beurshamer, toegestuurd om de selfies te thematiseren, evenals confetti shooters voor het moment supreme. Door de foto’s te uploaden met de hashtag #yournnselfie en zoveel mogelijk likes te genereren, kwam men in aanmerking voor den tweedaagse reis naar Nederland.

Dat alles moest samenkomen op de dag van de beursgang van NN op 2 juli. Op 45 locaties verdeeld over de wereld werd deze gevierd. Niet allemaal gelijktijdig, gezien de verschillende tijdzones, maar de centrale viering in Den Haag kon ’s nachts in de Verenigde Staten wel gevolgd worden via een webcast.

Om de piekbelasting in webverkeer op te vangen werd een externe partij ingehuurd om te zorgen dat alles vlekkeloos verliep. Verder was er een commandocentrum met tien dtp-ers die het geuploade materiaal direct bewerkten.

 

Meer presentaties

En zo waren er nog drie andere presentaties te volgen tijdens de Best Practices bijeenkomst van het Genootschap voor Eventmanagers. Marije Wiegant van Pels Rijcken & Droogleever Fortuijn Advocaten en Notarissen vertelde over de relatiemarketing tijdens het WK Hockey in Den Haag, Sander Ezendam van Stichting Techniekpromotie gaf uitleg over FIRST LEGO League Benelux en Marleen Hasselo van ING en Eveline Mestrom van Carré presenteerden hun event ‘Schooluitje van het leven’.


  • #congres op Twitter

    1. Kranten Koppen
      Kranten Koppen: Congres maakt veto van Obama ongedaan: slachtoffers 11 september kunnen Saudi-Arabië vervolgen https://t.co/uJpw0Tiduc

    2. Newzr.nl
      Newzr.nl: Congres drukt 11 septemberwet door https://t.co/W7dL6f0d6u

    3. dré oudman
      dré oudman: Amerikaans Congres drukt wet vervolgen Saoedi-Arabië voor 9/11 door. Ik zeg: Wanneer houdt dat op! https://t.co/xPCIaBKgdU via @volkskrant

    4. heist
      heist: Amerikaans congres drukt 11 septemberwet door.ja Amerika is een schurkenstaat zei moeten terecht staan.

    5. Hannesz
      Hannesz: YES YES YES!!! #Congres VS drukt #11septemberwet door https://t.co/JSME69cfip via @TPOnl

    6. Oriental Beat
      Oriental Beat: De toon is gezet. "Amerikaans Congres"

    7. Feit van de dag
      Feit van de dag: 29/9/1970 - Het te Rome gehouden congres 'Liberale Internationale' kiest mr. W.J. Geertsema tot vicevoorzitter

    8. Marcel Carpay
      Marcel Carpay: #Congres #VS keurt aanklagen #Saudi-Arabië voor rol #9-11 goed. Wie klaagt #Amerika aan over leugen bij inval #Irak? Wereld meet met 2 maten

    9. Marcel Carpay
      Marcel Carpay: Amerikaans Congres drukt wet 11 september door (via @NUnl) https://t.co/Uarv8IPkS8

    10. As uit de Ruimte
      As uit de Ruimte: Als ik @POTUS was, zou ik nu @snowden straks zeker dat 'pardon' gunnen.. #PardonSnowden #Snowden #Obama https://t.co/ld8spb7shE

  • Translator

    DutchItalianKoreanChinese (Simplified)Chinese (Traditional)PortugueseEnglish
    GermanFrenchSpanishJapaneseArabicRussianGreek
    BulgarianCzechCroatianDanishFinnishPolishSwedish
    NorwegianHebrewSerbianSlovakThaiTurkishHungarian
    Romanian      
    Bens Translator
  • QM Pins on Pinterest

    • SXSW 2012 #socialmedia report SXSW conference

    • Wifi: It's what guests want

    • At #TAA2012 we work hard AND play hard.

    • Follow Me on Pinterest
  • Copyright © 1996-2010 Meetingblog. All rights reserved.
    iDream theme by Templates Next | Powered by WordPress