Author Archive

Wat zou je zelf liken?

Deze diashow vereist JavaScript.

Het platform Congressen van CLC-Vecta houdt op 27 maart de deelnemers van ‘What’s now and next’ in beweging. Mobiele huiskamers van Jan Verhuur zijn rondom de ruimte geplaatst en vormen om de beurt het decor van een gesprek. De toehoorders dienen hun stoel te verplaatsen om met hun gezicht richting het volgende ‘podium’ te zitten.

Deze derde editie van de jaarlijkse bijeenkomst waarin CLC-Vecta haar leden uit de congresbranche nieuwe ontwikkeling voorschotelt, kent een andere opzet dan de voorgaande. Toen mochten aanbieders hun innovatieve producten en diensten pitchen. Dit keer komen er ontwikkelingen aan bod die niet altijd een directe link met de congresbranche hebben en als presentatievorm is er gekozen voor interviews. Aan Nico Meyer van MeetingMonitor de schone taak om de diverse (ervarings)deskundigen in een kwartiertje hun verhaal te laten doen en ervoor te zorgen dat er altijd link wordt gelegd naar de congresbranche. Dit laatste is soms lastig, maar Meyer vervult zijn rol als interviewer met verve.

Rondomfotografie

We beginnen in een kroeg. Jan Verwoerd en Jimmy Zagwijn van 360graden fabriek vertellen over de ontwikkeling rondom virtual reality en andere (semi)digitale werelden. Wat wij VR noemen is in de meeste gevallen 360-gradenfotografie, zo blijkt. Het genereren van een echt andere realiteit kan alleen met zeer krachtige computers. De rondomfotografie wordt momenteel vooral ingezet om evenementen vast te leggen, zodat die blijven voortleven op internet. De virtual reality tours van vtwonen-evenementen en -interieurs scoren heel goed, vertelt eventmanager hoe heet ze ook al weer. Gemiddeld wandelen websitebezoekers meer dan zeven minuten door de 360º-beelden en klikt veertig procent op een hartje.

In het decortje ernaast, met vliegtuigstoelen, worden drie generaties vrouwen geïntroduceerd. Nicolette van Erven, Juliette Kromwijk en Yvonne Nassar mogen na elk interview vertellen hoe zij denken dat hun eigen generatie aankijkt tegen de gepresenteerde ontwikkelingen. Het vormt een originele rode draad door de middag, al blijken de verschillen klein.

Congrestival

In een Hawaiiaanse setting vertelt Patrick van der Schaaf van Cognicum over het fenomeen congrestival. Hij organiseerde in 2015 zo’n congres in festivalsetting voor de zorgsector. In de zorg zijn veel bijeenkomsten, met vaak ook dezelfde sprekers. Dan is het een uitdaging om een congres te organiseren dat in het geheugen van de deelnemers blijft hangen. Het Zorginnovatie Congrestival bleek een groot succes. Door mensen in een andere setting te zetten dan ze gewend zijn en het luchtiger karakter van het congres, komt er meer verbinding, stelt de organisator.

Online communicatieregisseur Oliver de Leeuw mag vertellen over social marketing bij congressen. Vanuit zijn bedrijf Nameshapers was hij onder meer betrokken bij Startup Fest en TEDxAmsterdam. Hij verbaast zich over de grote discrepantie tussen wat organisatoren posten en hetgeen ze zelf op social media consumeren ‘als ze op de wc aan het scrollen zijn’. Wat zou je zelf liken, is volgens hem het beste vertrekpunt voor elke social media campagne.

Even schakelen

Na twee onderwerpen die dicht bij de dagelijkse congrespraktijk staan is het even schakelen als we in de abstracte wereld terechtkomen van Sandjai Bhulai, hoogleraar Business Analytics aan de Vrije Universiteit van Amsterdam. Gezeten in een kappersstoel vertelt hij over de (toekomstige) mogelijkheden met (big) data. Hij raakt het publiek pas echt als hij vertelt over het monitoren van de lichamelijke en geestelijke gesteldheid van congresdeelnemers, via hun smartphones en wearables of op afstand met camera’s. Daar ziet de zaal wel praktische toepassingen voor.

Marieke Dik, eigenaar van Findig, houdt enthousiast een pleidooi voor meer eventdesign; het aanpassen van de vorm, zodat de deelnemers ander (het gewenste) gedrag gaan vertonen. Haar vraag: Als je zelf aan een slaapverwekkend congres hebt deelgenomen, kan het toch niet zo zijn dat je vervolgens voor jouw klant zo’n zelfde soort bijeenkomst organiseert? Nog een gevalletje van ‘wat zou je zelf liken’ dus. Het zijn vaak kleine dingen die de totaalbeleving kracht bijzetten, benadrukt Dik. Je moet er alleen even voor gaan zitten.

Toastjes tonijn

Ynzo van Zanten, Chief Evangelist bij Tony’s Chocolonely, spreekt in de American Diner zijn verbazing uit over organisatoren die geen kraanwater aanbieden of met uitsterven bedreigde tonijn op toastjes serveren (‘op een duurzaamheidscongres nog wel!’). Houdt alles even tegen het licht van duurzaamheid, is zijn advies. Ook hier zijn het de kleine dingen die het doen.

Bij de laatste geïnterviewde, Here, There & Everywhere CEO Gertjan Meeuws, is het weer even zoeken naar een link met de congresbranche. In zijn overtuiging is indoor farming, gecontroleerde groenteteelt in gebouwen in en om de stad, de meest duurzame manier van voedselproductie. Je zou uit zijn verhaal kunnen destilleren dat een (vroegtijdige) planmatige aanpak van de catering helpt om  verspilling tegen te gaan. Of dat als je een toekomstvisie hebt vooral door moet zetten, want Meeuws is er van overtuigd dat hij – met vallen en opstaan – zijn gelijk gaat krijgen.

En daarmee hebben we ons rondje langs de trends, toekomstperspectieven en mobiele huiskamers gehad en laten we de bijzondere setting van de rauwe Utrechtse De Fabrique achter ons.

 


Enthousiast organisator vertelt over uitdagende combi

SITE Nederland Symphony31 600px

“Het is de uitdagende combi tussen de dwingendheid van de DJ en de klasse van een symfonisch orkest”. Met deze typering deed organisator Frits Kuiper het concept van Symphonie31 uit de doeken aan de leden van SITE Nederland.

Op 4 april hield de vakvereniging voor incentive travel professionals haar Spring Meeting in Rotterdam Ahoy. De mogelijkheid van een backstage tour en het bijwonen van Symphonie31 zorgde voor een bovengemiddelde opkomst van leden en introducees. Het bestuur van SITE greep deze gelegenheid aan door af te trappen met een speeddate sessie met aan de ene zijde van de tafel de steeds van plaats verwisselende leden en aan de andere zijde de nieuwe en aspirant-leden.

 

Backstage tour

Daarna volgde de tour door het sportpaleis, over het podium en back stage onder begeleiding van een gedreven Frits Kuiper, die het evenement samen met DJ Ronald Molendijk heeft opgezet. Vorig jaar beleefde het evenement de primeur, met op de zaterdag een vrijwel uitverkochte zaal en op maandag een door groothandel Sligro uitgekochte editie. Dit jaar zijn er in dezelfde opzet weer twee avonden en volgend jaar worden het er drie, waarvan twee uitgekocht door de Sligro, verklapt Kuiper. Verder wil hij geen sponsoring, want Kuiper wil graag baas blijven in het voor eigen rekening en risico georganiseerde evenement.

Met Sligro is gelijk de link gelegd naar Night of the Proms, waaraan de groothandel al 17 jaar is verbonden. Symphonie31 heeft een vergelijkbare opzet, maar richt zich op een jongere doelgroep. Klanten kunnen via een loyaliteitsprogramma kaarten verdienen voor beide evenementen.

Door geen gebruik te maken van de tweede ring van het sportpaleis is de capaciteit ‘beperkt’ tot 10.000 bezoekers. “Er is nooit een feestje kapot gegaan aan te weinig ruimte”, verklaart Kuiper deze keuze.

 

Levensverhaal

Na de rondleiding weet de enthousiaste organisator de leden van SITE Nederland nog drie kwartier te boeien met zijn levensverhaal en de opkomst, teloorgang en wederopstanding van zijn evenementenbedrijf Music Events. Ook vertelt hij over zijn ambities met Symphonie31 (waarvan het cijfer in de naam verwijst naar de landcode van Nederland). Dit jaar heeft hij fors geïnvesteerd in de televisieregistratie van zijn evenement, om meer bekendheid te krijgen. Kuiper wil Symphonie31 tot iets groots en waarschijnlijk ook internationaal door laten groeien, maar wel gedoseerd.

Daarna is het hoog tijd dat de organisator, die ruim anderhalf uur te tijd heeft genomen voor de SITE-leden, om terug te gaan naar de werkvloer. De deelnemers verpozen zich met een borrel en een diner, om vervolgens voor de aanvang van het evenement in de back-stage bar nogmaals te worden toegesproken door Frits Kuiper. De Spring Meeting eindigt knallend met de 2,5 uur durende show van ‘Symphony 31 – DJ Meets Orchestra’, met onder meer optredens van Joss Stone, VanVelzen en Jocelyn Brown onder begeleiding van de elkaar uitdagende DJ Ronald Molendijk en dirigent Maurice Luttikhuis met zijn orkest The New Symphonics.

 

 


‘Bij sponsorwerving begin je bij de ander’

Deze diashow vereist JavaScript.

Congresbudget, financiering en sponsoring vormden het basisthema van Masterclass Rotterdam, dat op 8 maart plaatsvond in de Doelen ICC. Ook deelden een aantal congresambassadeurs hun ervaringen met het verwerven en organiseren van congressen.

Rotterdam Partners Convention Bureau organiseert jaarlijks een bijeenkomst voor iedereen die in het dagelijks leven geen congresorganisator is, maar als lid van een nationale of internationale vereniging wel een congres wil organiseren. Tijdens editie 2016 deelden de deskundigen van Rotterdam Partners, congresorganisatoren, leveranciers van congresdiensten, congreslocaties, hotels en leden van de Rotterdam Knowledge Ambassadors – wetenschappers die al eens een congres hebben georganiseerd –, hun expertise met de ruim 75 deelnemers.

De openingspresentatie werd verzorgt door Leendert Bikker, initiator en touwtrekker van World Expo Rotterdam 2025, die meteen een aantal concrete tips gaf. Begin op tijd en respecteer deadlines, is zijn devies. Zeker omdat het creëren van draagvlak absolute noodzaak is voor een geslaagd congres én een solide sponsoring. Betrek zoveel mogelijk partijen in een zo vroeg mogelijk stadium bij het project, aldus Bikker. Beperk je niet tot alleen de eigen commissies, maar zoek juist partners met een ander blikveld. En maak het groter dan nodig, want zo vergroot je de opties.
Het bid voor Expo 2025 ligt momenteel ter beoordeling bij de regering, die bepaalt of Nederland zich daadwerkelijk kandidaat gaat stellen voor de wereldtentoonstelling. Stel dat dit gebeurd, dan is het tijd om lobbyisten in de schakelen. Dit zijn andere mensen, dan de initiatiefnemers en plannenmakers, betoogde Bikker. Het is zaak het eigen ego op zij te zetten en het lobbyen over te laten aan de mensen die daar goed in zijn.

 

Sponsorwerving

Irma van Lierop, Relatiemanager de Doelen ICC, legde in haar presentatie de nadruk op het belang van lange-termijnrelaties met sponsoren. Sponsorwerving is nog te veel een éénmalige contact via koude acquisitie, terwijl de wereld van vandaag vraag om relatiemanagement. En ze geeft als belangrijke tip: ‘bij sponsorwerving begin je bij de ander’.

De deelnemers konden kiezen uit diverse workshops over onder meer het vinden van sponsors via Big Data, het verleiden van sponsors, het bidtraject, de invloed van de Pharma-regelgeving en de valkuilen bij het opstellen van een congresbudget.

Arts-Viroloog Prof. Dr. Charles Boucher vertelde zijn gehoor over het ontwikkelen van congressen. De Hoogleraar Antivirale Therapie aan het ErasmusMC is tevens wetenschappelijk directeur van Virology Education, dat nieuwe congressen in zijn vakgebied initieert. Daarbij zitten heel specifieke onderwerpen die niet altijd door sponsorende bedrijven als interessant worden gezien. Boucher’s ervaring is dat als er een doelgroep is, die wel gepakt wordt door het congresthema, dat je dan het congres kunt organiseren zonder de sponsoring en bij vervolgedities de sponsoren alsnog aanhaken.

 

Filmprimeurs

Tijdens Masterclass Rotterdam kregen de deelnemers de twee filmprimeurs. Zo werd de speciale instructiefilm gelanceerd die laat zien hoe internationale zakelijke bezoekers via Schiphol naar Rotterdam moeten reizen met de trein. Daarnaast was er de eerste vertoning van de animatie die het Voorfinancierings- & Garantiefonds heeft laten maken over deze twee regelingen die helpen bij het opstarten van congresinitiatieven.

Het slotakkoord was voor de Rotterdam Knowledge Ambassadors die hun praktijkervaringen deelden. Ter onderstreping van de eerdere adviezen over congressponsoring, werd duidelijk dat de zogenaamde congrespakketten, die vrijwel iedereen bedenkt, in de praktijk zelden in hun voorgestelde vorm worden ‘verkocht’. De sponsorende partij wil maatwerk en dat laat zich niet in een goud-, zilver- of brons-pakket gieten.

 


Imponerende stage designs en interessante innovaties

Deze diashow vereist JavaScript.

Foto’s: Transmedia-Design

 

Het Platform Congressen van CLC Vecta bood op dinsdag 13 oktober haar leden de kans om in een korte tijdspanne kennis te maken met innovatieve producten en diensten voor congressen. De bijeenkomst vond plaats in een toplocatie, namelijk de op de 23e verdieping gevestigde Townhall room van Postillion Convention Centre WTC Rotterdam.

De tweede editie van CLC Vecta’s ‘What’s New’ wordt afgetrapt met een keynote van Xander Kranenburg. Hij vertelt over de innovatieve ‘podiumplaatjes’ waaraan hij de afgelopen jaren mee heeft mogen werken en welke digitale tools hij daarvoor heeft gebruikt, zowel voor het maken van het design als voor het samenwerken met doorgaans internationale gelegenheidsteams.

 

Imponerende stage designs

En zo zien de aanwezige congresorganisatoren een aantal imponerende stage designs voorbij komen. Kranenburg doorloopt onder meer het traject van een van de The Next Web Conferences die hij heeft mogen organiseren. Een podiumontwerp á la Esscher, was het uitgangspunt. De beelden die hij toont van de diverse stadia maken duidelijk dat het hier niet gaat om een simpele vertaling van een litho van Esscher naar soort kopie op het podium, maar van een vertrekpunt dat door vervormen, uit elkaar trekken en opdelen, selecteren van kleurpaletten, spelen met licht, ‘klooien’ en renderen tot een imponerend driedimensionaal eindresultaat leidt.

Belangrijk is om voor één idee te gaan en je daar op te focussen, geeft Kranenburg als tip mee. Als voorbeeld geeft hij een videoproductie die werd gemaakt voor een TEDx summit in Qatar. Het congresthema was ‘The Power of the X’. Om een link te leggen naar het gastland wilde men Arabische geometrische patronen als vorm kiezen. Bedacht werd dat een kaleidoscoop een logische manier is om deze patronen dynamisch weer te geven. Het bijzondere is echter dat de in elkaar overvloeiende patronen werden gevormd door mensen. Het resultaat was een unieke promotievideo voor de meeting.

Spreekstalmeester Nico Meyer vertolkt het gevoel onder de aanwezigen, door Kranenburg te wijzen op zijn luxepositie qua budget en ‘carte blanche’ opdrachten. Met een beperkt budget kun je al veel effect bereiken, repliceert Kranenburg. En een goed stage design heeft niet alleen een decoratieve waarde. Zo was The Next Web Conference met het ‘Esscher-podium’ al trending topic in Europa, nog voordat er een woord gesproken was. En de ‘Power of X’ video heeft al meer dan 2,5 miljoen views op Youtube. Om diezelfde reden is het goed vastleggen van een congres heel belangrijk, stelt Kranenburg. Organisaties als The Next Web en TEDx hechten grote waarde aan de digital footprint van hun evenementen. Het attractief en origineel vastleggen vormt daarvoor een vrijwel onuitputtelijke bron. Het heeft veel meer impact dan live streamen, voegt hij er aan toe.

 

Digitaal vragen stellen

De aanwezigen kunnen door met hun smartphone in te loggen op Buzzmaster vragen stellen en beantwoorden. Het intikken (en corrigeren) is live te zien op het scherm achter de spreker. In de eerste vragenronde wordt direct al ter discussie gesteld of het niet logischer is om de vragen gewoon live te stellen. Het antwoord op deze vraag krijgen we later op de middag.

Het tweede onderdeel van de middag zijn de ‘vijf minuten pitches’, waarmee bedrijven hun innovatieve en vernieuwende producten en diensten voor het voetlicht kunnen brengen. Ter introductie wordt Matthijs Otto van Networktables naar voren gehaald. Hij heeft vorig jaar tijdens de eerste editie van What’s New zijn product gepitcht. Networktables was op dat moment eigenlijk nog niet helemaal praktijkrijp, vertelt Otto, maar zijn optreden in Almere leidde al direct tot diverse opdrachten. Wat oorspronkelijk vooral bedoeld was als diner format, is uiteindelijk uitgegroeid tot een gewild matchmaking onderdeel van congressen, krijgen we nog te horen.

Voor de pitchers van vandaag moet dit extra motivatie opleveren. Alhoewel Nico Meyer de presentatoren telkens kan bedanken dat ze netjes binnen de vijf minuten zijn gebleven, merk je wel dat enige begeleiding/training vooraf had mogen plaatsvinden. Zo maken we een pitch mee waar de probleemstelling uitgebreid wordt behandeld, maar waar aan het einde van de presentatie niet duidelijk is wat het probleemoplossende product is. De volgende pitch bestaat uit een traag voortschrijdende slide-show van schermafbeeldingen met een zwijgende ‘spreker’ en – waarschijnlijk om absolute stilte te voorkomen – een stemmig begrafenismuziekje.

 

Interessante innovaties

Neemt niet weg dat er een aantal interessante innovaties voorbij komen. Dat wordt onderschreven door de deelnemers, want die geven na elke pitch via Buzzmaster aan in hoeverre ze geïnteresseerd zijn in het product.

Twee keer komen iBeacons langs. Zowel Cooking Fox als easyTapp maken gebruik van deze bleutooth zendertjes die kunnen helpen om gericht contact te leggen met langslopende bezoekers. Dit kan bijvoorbeeld via een bleutooth ontvanger in een bezoekerspas (Cooking Fox) of via een smartphone-app (easyTapp). Op basis van het interesseprofiel van de bezoeker kan dan automatisch actie worden ondernomen. De boodschap van beide komt er op neer dat het bepalen van het doel en strategie belangrijker is dan de techniek.

Om te zorgen voor een optimale match kunnen we bij Meetmatch terecht. Het algoritme van deze app haalt alle online beschikbare gegevens (Linkedin, social media, bedrijfswebsite) van deelnemers naar binnen en bepaalt vervolgens het matching-gehalte tussen de diverse deelnemers. De vragen uit de zaal gaan vooral over de acceptatiegraad van deelnemers – zij moeten immers wel toestemming hiervoor geven – en de kwaliteit van het algoritme. Geert Van Wonterghem van Meetmatch houdt echter de kaken op elkaar al het gaat om inhoudelijke informatie over het algoritme, want dat is immers het onderscheidende aspect van Meetmatch.

We krijgen in de pitch-ronde ook meer duidelijkheid over Buzzmaster. Naast de mogelijkheid om vragen te stellen en te beantwoorden, biedt het systeem ook een eigen wifi-netwerk, wat de betrouwbaarheid vergroot en het ook mogelijk maakt om te bepalen wat de deelnemers wel en niet kunnen doen via het netwerk. In ons geval kunnen we geen e-mail binnenhalen. Voordeel is dat de deelnemers dan niet afgeleid worden. De ontsnappingsroute is dit keer de wifi van het WTC, maar daardoor ben je wel weer even offline bij Buzzmaster.

De echte kracht van Buzzmaster is echter de journalistieke achtergrond van de ontwikkelaars, vertelt Tom Vroemen. De Buzzmaster is namelijk de journalistiek geschoolde redacteur die onder meer de beste vragen naar voren haalt en zo de discussie stuurt. Daarmee krijgen we ook antwoord op de eerder gestelde vraag, waarom het niet logischer is om gewoon live vragen te stellen. Dan komen doorgaans steeds dezelfde vragenstellers aan bod, stelt Vroemen, waar tussen ook mensen zitten die tot uit den treuren hun stokpaardjes blijven uitmelken. Omdat het scherm van de vragensteller oplicht kan de dagvoorzitter (in donkere zalen) de vragensteller spotten en hem of haar eventueel ook nog aan het woord laten voor verdere uitleg of discussie.

Het slotakkoord is voor Femke Terra. Met verve promoot ze haar TerraPaviljoen, een mobiel paviljoen dat ‘uitgevouwen’ 14 bij 7 meter beslaat. De zeer luxueuze inrichting is compleet met keuken en toiletvoorzieningen. Omdat de trekker losgekoppeld kan worden, krijgen de gasten gewoon een mooi vrijstaand paviljoen te zien. Dankzij een hydraulisch systeem kan het TerraPaviljoen zowel op de grond als op hoogte worden geplaatst. Op elke bereikbare locatie en voor een Aldi-prijs, besluit Terra.

De deelnemers aan What’s Next kunnen in twee rondes nog nader kennis maken met de acht pitchende bedrijven. Een informele borrel vormt de prettige afsluiter van een leerzame middag.

 

 

 


Communiceren op z’n Rottûrdams

Deze diashow vereist JavaScript.

Rotterdam Partners geeft elk jaar aspirant-congresorganisatoren de kans om in één dag veel over het congresvak te leren en om de congresmogelijkheden van de stad te ontdekken. Dit keer draaide het Associatie Symposium Rotterdam om Communicatie. Op zijn Rottûrdams wel te verstaan.

Het thema van het Associatie Symposium Rotterdam, dat dit jaar op 10 maart de vijfde editie beleefde, was Communicatie. De bijeenkomst ging direct voortvarend van start met het duo Roel Pot en Peter Douw van Rope theater op maat, dat de aanwezige aspirant-congresorganisatoren liet kennis maken de taal en manier van communiceren van de Rottûrdammert. Zo leren we hoe je quasi interesse toont, niet moet schrikken van ernstige ziektes die je naar je hoofd geslingerd krijgt, het verkleinwoord als compliment, het toevoegen of juist weglaten van de letter t en een serie lokale gezegden. Dit alles vlot en vrolijk gebracht én interactief, want veel in quizvorm. Het maakt de deelnemers los en zet ze direct in de coöperatieve modus.

Het organiserende Rotterdam Partners heeft zelf natuurlijk ook het nodige te communiceren. We krijgen van Joyce Wittelaar, accountmanager associatiecongressen, te horen wat deze organisatie kan doen voor mensen die een internationaal congres naar de stad willen halen. Voor congressen die betrekking hebben op de Rotterdamse economische speerpunten Medisch, Creatief, Food en Haven is financiële steun mogelijk. Daarnaast kunnen alle organisatoren profiteren van de adviezen en promotiemiddelen van de Rotterdamse marketingorganisatie.

Daarna is het de beurt aan het keuzemenu van workshops. Ronde stickers met gekleurde pijlen op de vloer wijzen de deelnemers naar de juiste ruimte. Ik blijf in de plenaire zaal.

 

Pratend gebouw

Meetingdesigner Mike van der Vijver vraagt de deelnemers de mond van het gebouw te vinden en die te laten vertellen wat het gebouw aan hem of haar wil zeggen. Dit ongewone verzoek doet wat wenkbrauwen optrekken, maar als hij uitlegt dat het gaat om het typeren van de sfeer en wat dit doet met jou als deelnemer, blijkt dat eenieder dat ook onder woorden weet te brengen.

We ontdekken al snel dat de kerkzaal van het Armenius − een rijksmonumentale Remonstrantse Kerk waar nog steeds kerkdiensten in plaatsvinden, maar die ook dienst doet als congres- en debatcentrum – tegenstrijdige signalen uitzendt. Voor de een is het bovenal een kerk die oproept tot contemplatie en luisteren. Voor de ander nodigt de voor kerkbegrippen kleine vierkante ruimte, omgeven door rode teakhouten kerkbankjes, overzien door een eveneens teakhouten balustrade en beschenen met het door de glas-in-loodramen warme veel gekleurde licht, juist uit tot spreken en interactie.

Met deze informatie moet je wat doen als je een geslaagde bijeenkomst wilt organiseren, aldus Van der Vijver. Zoals wij bij elkaar staan op de vloer en eventueel met mensen op de voorste rij kerkbankjes is hier prima interactie mogelijk. Maar als er ook mensen op de andere rijen moeten zitten, dan kun je die zo goed als afschrijven voor deelname aan een discussie. Houd ook rekening met het feit dat deze locatie een deel van de deelnemers juist een tegenstrijdige gemoedstoestand oproept, stelt de meetingdesigner.

Desgevraagd geeft een aspirant-organisator aan dat hij een workshopprogramma gaat uitvoeren in een grote industriële loods. Stimuleer dat de deelnemers eerst de ruimte gaan verkennen, geeft Van der Vijver als tip. Mensen voelen zich overweldigt en nietig in zo’n grote, open ruimte. Als je ze niet de mogelijkheid geeft om zich comfortabel te voelen, dan zullen zich onvoldoende open stellen, wat nodig is om de workshops een succes te laten zijn.

We volgen Van der Vijver naar de eerste verdieping en komen in een witte, kale ruimte van zo’n vier bij vier meter en hoge plafonds te staan. Iedereen drukt zich automatisch tegen een wand. De ruimte moet weer praten. Ik ben een wachtkamer. Niet de plek voor interactie. Van der Vijver vraagt ons naar het midden van de ruimte te stappen. Plotseling is interactie geen probleem meer. Verdiep je in de ruimte (liefst voordat je hem kiest) en pas je daaraan aan, is zijn slotadvies.

 

Veel ervaring

De volgende workshop zit overvol. Halverwege de sessie constateert moderator Mirjam van de Kamp dat er wel erg weinig respons uit de zaal komt. Wij weten inmiddels dat de opeengepakte rijen stoelen daar de schuld van zijn. Ook de op het scherm geprojecteerde rijtjes met logische aandachtspunten voor de communicatie voor, tijdens en na het congres werken vragen stellen niet in de hand.

Gelukkig zit er veel ervaring op het podium, met drie PCO’s die praktische tips geven. Jarno de Boer van CIMglobal waarschuwt dat je je vrij makkelijk kunt verliezen in de vele communicatiemogelijkheden en content die er vandaag de dag laagdrempelig beschikbaar zijn. Door de doelstelling centraal te zetten en niet de content, kun je betere keuzes maken. De doelstelling is meestal iets als een bepaald deelnemersaantal dat je wilt bereiken of een financiële afdracht of een extra hoge opkomst van onderzoekers uit een bepaald deel van de wereld, stelt hij.

 

Verhaal opbouwen

Nicolette van Erven van Congress by Design benadrukt dat je niet steeds hetzelfde moet mailen. Het is belangrijk om een verhaal op te bouwen en in gesprek te gaan met de deelnemers, door bijvoorbeeld vragen te stellen of mensen te laten stemmen.

Susan Dijkstra van het Congresbureau van het Erasmus MC adviseert om ook de sprekers in te zetten bij de communicatie voorafgaand aan het congres. Zij zitten doorgaans midden in een groot netwerk van potentiële deelnemers.

Het publiek is vooral geïnteresseerd in het belang en de mogelijkheden van congres-apps. Apps zijn tegenwoordig goedkoop te maken, vertelt De Boer. Als je echter veel content wilt toevoegen aan de app, dan kost dat veel uren en loopt deze kostenpost hard op. Vooral bij meerjarig gebruik wordt een app interessant, vult moderator Van de Kamp aan. Een app kan veel bijdragen aan de interactie met de deelnemers voor, tijdens en na het congres, stelt Van Erven. Bijvoorbeeld door aan het begin van het congres te vragen naar welke workshops ze zullen gaan. App-gebruik kun je stimuleren door er een klik-game aan toe te voegen, geeft iemand uit de zaal nog als tip mee.

 

Geheel wederzijds

Met de interactie zit het bij de derde presentatie, gehouden in de ruimtelijke, geheel witte bovenzaal met drie rijen stoelen en de spreker die gelijkvloers dicht voor zijn gehoor staat, wel goed. De workshop ‘Geheel wederzijds’ van John Patrick Vermulst van Effective Trainingen en tevens interim revenue manager van het Manhattan Hotel heeft als thema een optimale interactie tussen het hotel en de organisator.

Vermulst kan goed zenden, zo blijkt. Hij vertelt wel heel erg vaak dat het goed is om bij een locatie te informeren welke zaken zij de organisator uit handen kunnen nemen, want dat is heel erg veel. De kracht van de herhaling zullen we maar zeggen. De boodschap is overgekomen en blijven hangen.

Hij toont zich gelukkig ook pleitbezorger voor een gelijkwaardige communicatie. Neem de tijd om elkaar te leren kennen, is zijn motto. Veel problemen later in het organisatietraject ontstaan omdat de samenwerkende partijen niet voldoende tijd hebben genomen om werkelijk met elkaar kennis te maken.

 

Inleven in elkaar

Leef je in elkaars doelstellingen in, leer de uitdagingen kennen waar de ander voor staat en wees nieuwsgierig naar de achterliggende visie, somt Vermulst op. Een locatie die jou daar niet naar vraagt, daar mag je je vraagtekens bij zetten. Door het doorlopen van dit traject ontstaat er begrip én ontstaan er kansen, stelt hij.

Vermulst toont vervolgens een opsomming van mogelijke vragen die een organisator zou kunnen hebben aan een locatie. Een keuzemenu, zo blijkt. Dat werkt goed, want één voor één worden er de meest prangende vragen door de deelnemers uitgepikt.

Die gaan vooral over de verplichte afname van kamers of het juist niet beschikbaar geven van voldoende kamers. Op zich hoeft het aantal gegarandeerd afgenomen kamers niet in beton gegoten te worden, antwoordt Vermulst. Er zijn ook elastieken oplossingen mogelijk met gefaseerde releases. Maar hiervoor moet in de kennismakingsfase gesproken worden over verwachtingen en ervaringen op het gebied van registraties en hoe je het beslissingstraject naar het congres toe gaat vormgeven.

Het antwoord op het niet beschikbaar geven van voldoende kamers, komt van een vertegenwoordiger van een locatie in het publiek. Congresgangers zijn zeer welkome gasten, maar veel locaties hebben vaste klanten en afspraken met corporate klanten die vaak al een beslag leggen op een groot deel van de beschikbare kamers. In het hoogseizoen komt daar nog extra concurrentie bij. Dat een congresorganisator al jaren van tevoren een deal wil sluiten, doet hier niets aan af.

Wederom is de conclusie dat het belangrijk is om hier vooraf over in gesprek te gaan. Misschien dat een (iets) andere congresdatum meer beschikbare kamers kan opleveren.

Haarnetje op, haarnetje af

We sluiten het Associatie Symposium Rotterdam centraal af met het ons inmiddels bekende duo Roel Pot en Peter Douw. Eerst doen we haarnetje op, haarnetje af om te bepalen wat we geleerd hebben en waar nog vragen onbeantwoord zijn. Een prima manier om het geleerde te verankeren en directe feedback te krijgen over de bijeenkomst. Al lijkt het er op dat de meeste mensen de meerderheid volgen met op- of afzetten, om zo te verdwijnen in de massa. We staan weer in de veilige modus.

Hoog tijd voor het slotakkoord. Het Rottûrdamse duo heeft bedacht dat hun doventolkact daar zeer geschikt voor is. Mwâh, soms kun je beter stoppen met communiceren.

 


Leiden achter de schermen in Lomo

Inspiratiedag Dag van Ontdekkingen Leiden 600px

Leiden marketing gaf op 5 februari een groep congresorganisatoren een kijkje achter de schermen van een aantal toplocaties. Door de genodigden van een ouderwets – geheel handmatig in te stellen – Lomografie fototoestel te voorzien, werden die uitgedaagd om regelmatig echt even stil te staan bij het gepresenteerde.

De ‘Dag van Ontdekkingen’ startte in de foyer van de Stadsgehoorzaal met een welkomstwoord van Frans Funnekotter, directeur Stadspodia, en Martijn Bulthuis, directeur Leiden Marketing. Vervolgens kregen de deelnemers een spoedcursus Lomografie zodat de bij de uitnodiging meegestuurde camera tijdens de inspiratiedag volop gebruikt kon worden. Na de workshop volgde een rondleiding in de Stadsgehoorzaal, die met name de doorgaans onzichtbare kant van de locatie belichtte, zoals het inpandige laad- en losstation voor vrachtwagens, de speciale podiumlift en de goed geoutilleerde keuken.

Bijzondere rondleiding

Met een bus van Koninklijke Beuk werden de deelnemers naar Corpus ‘reis door de mens’ gebracht, waar ze de complete reis door de mens maakten. In het penthouse werd genoten van het weidse uitzicht en een lunch in de vorm van een verantwoorde proeverij. Museum Naturalis opende speciaal voor deze groep de deuren van de zestig meter hoge toren. Het twintig verdieping tellende depot (gesloten voor het grote publiek) herbergt ruim vijftien miljoen objecten. Na een rondleiding langs enkele stellingen vol geprepareerde dieren in het depot volgde een presentatie over de nieuwbouwplannen van het museum, waarbij onder meer een nieuwe congreszaal voor 300 deelnemers wordt gerealiseerd.

Wisselen decorstukken

De laatste locatie die op het programma stond tijdens de ‘Dag van Ontdekkingen’ was de TheaterHangaar. De deelnemers kregen middels een podiumdemonstratie inzicht in de vele mogelijkheden die de draaibare zaal en het omliggende royale terrein bieden.  Een VIP-tour achter de schermen – waar fotograferen verboden was – verklapte hoe het wisselen van decorstukken werkt bij de musical Soldaat van Oranje, de langstlopende voorstelling uit de Nederlandse theatergeschiedenis. Een blijvende herinnering voor de deelnemers vormen de zelf genomen Lomo foto’s, die na het ontwikkelen (als ze gelukt zijn) een Instagram-stijl indruk geven van de dag.


Vijf bijzondere evenementen in 2014

Tijdens hun verhaal en begeleidende video werden John van Dijk en Karin van der Velden-Aleman continu onderbroken door vragen. De leden van het Genootschap voor Eventmanagers waren hongerig naar alle details betreffende de Nationale Herdenking MH17. Eén van de vijf bijzondere evenementen die ‘door leden, voor leden’ werden gepresenteerd tijdens de jaarlijkse Best Practice bijeenkomst van het genootschap, dit keer op 9 december in de foyers van Carré.

De bijeenkomst werd georganiseerd door een projectteam van 15 mensen, met vertegenwoordigers van de ministeries Veiligheid & Justitie (V&J), Volksgezondheid, Welzijn & Sport (VWS) en Buitenlandse Zaken (BuZa). Besloten werd om VWS de kar te laten trekken, gezien de ervaring op dit ministerie met de Nationale Herdenking op 4 mei en de bevrijdingsconcerten op 5 mei. Er werden vijf projectgroepen geformeerd rondom de hoofdtaken locatie, registratie, communicatie, veiligheid en protocol.

 

Heel dun draadje

Van Dijk, Chef Kabinet en Protocol bij VWS, legt uit dat het een heel dun draadje was, dat werd belopen, om er een gepaste bijeenkomst van te maken. Dat begon al bij het bepalen van het juiste moment van de herdenking, aangezien er nog lang onzekerheid was over de berging van de lichamen. Uiteindelijk werd het 10 november, wat betekende dat de bijeenkomst in twee maanden tijd georganiseerd moest worden.

Met een verwachte opkomst van tussen de twee- en drieduizend personen en de diverse ruimten die nodig waren – voor de voorontvangst, lunch, ceremonie en na-ontvangst – was de locatiekeuze beperkt tussen Jaarbeurs en RAI. Uiteindelijk werd voor de accommodatie in Amsterdam gekozen.

Qua invulling stond centraal dat de Nationale Herdenking MH17 voor en door de nabestaanden gehouden moest worden. Van Dijk en Van der Velden-Aleman benadrukken meermaals tijdens hun presentatie het belang van de familierechercheurs, die de communicatie over en weer met de nabestaanden verzorgden. Zij waren de ogen en oren van het organisatiecomité.

De placering vormde een grote uitdaging. Er moest rekening worden gehouden met wie bij elkaar moesten zitten, maar ook zeker mensen die juist bij elkaar weggehouden moesten worden. Daarnaast is er ook geïnventariseerd wie er niet in beeld wilden. Sowieso is met de NOS afgesproken dat er geen emotieshots genomen zouden worden.

Ondertussen besloot Buitenlandse Zaken dat ‘de hele EU’ moest worden uitgenodigd. Wat ook gebeurde en door iedereen in dank werd aanvaard. Wel werd gekozen voor een sobere logistiek, met de bus, om de aandacht bij de nabestaanden te leggen. In diezelfde gedachte werd de aanwezigheid van het Koninklijk Huis georganiseerd. Zij moesten vooral benaderbaar zijn voor de nabestaanden.

Verder moest de RAI omgetoverd worden in een gepaste ambiance, waarbij de inrichting pas de donderdag kon beginnen, vanwege evenementen die daarvoor plaatsvonden. Gekozen werd voor een cirkelvormige opstelling, als ware het een omarming, en een (letterlijk) zachte aankleding, die warmte uitstraalde. In het midden stonden 298 kaarsen, de slachtoffers symboliserend, die de nabestaanden nadien mochten meenemen. Er bleef geen kaars achter.

Op zondagmiddag was er de generale repetitie, waarbij iedereen aanwezig was. Heel tekenend voor de wil bij alle betrokkenen om mee te werken, stelt Van Dijk. En een bijeenkomst met vooral heel veel verdriet. Bijkomend voordeel van de repetities was dat de eerste emoties er uit waren, zodat de speeches tijdens de herdenkingsbijeenkomst goed overkwamen.

Terwijl de beide medewerkers de video verder afspelen, blijven de leden hun vragen stellen. Elk detail van deze tot de collectieve verbeelding sprekende bijeenkomst wordt opgeslurpt.

 

Aan strenge regels gebonden

Het is weer tijd voor een changement. De aanwezigen kunnen groepsgewijs vier van de vijf presentaties bijwonen.

Ewoud Hazekamp vertelt over de introductie en beursgang van bankverzekeraar NN. Omdat de communicatie rondom zo’n beursgang aan strenge regels is gebonden, konden hij en zijn team pas enkele weken van tevoren echt gas geven en pas twee weken van tevoren mochten de overige medewerkers geïnformeerd worden.

Hazekamp kreeg de opdracht mee om het zo persoonlijk mogelijk te maken, het moest fun en memorabel zijn en het moest ook nog eens een gevoel van company pride geven. Dat voor 12.000 mensen in 18 landen en met de hiervoor gememoreerde beperkingen in communicatie.

De medewerkers kregen onder meer een informatief boekje met de titel ‘U matter’ en konden zelf meedoen met een aandelenplan. De Nederlandse medewerkers konden een kijkje nemen bij EuroNext Amsterdam. De verwachting was dat hier zo’n twee- tot driehonderd mensen gebruik van zouden maken, maar het werden er uiteindelijk achthonderd. Een echte aanrader, aldus Hazekamp. Het is leuk en informatief en het café onder EuroNext is exclusief te huren en je wordt er ontvangen door keurige dames en heren. Voor grote groepen werd gebruik gemaakt van het Tobacco Theater, vlakbij het beursplein.

Ook werd er een selfie-actie georganiseerd. Alle locaties kregen props, zoals een kartonnen champagnefles en beurshamer, toegestuurd om de selfies te thematiseren, evenals confetti shooters voor het moment supreme. Door de foto’s te uploaden met de hashtag #yournnselfie en zoveel mogelijk likes te genereren, kwam men in aanmerking voor den tweedaagse reis naar Nederland.

Dat alles moest samenkomen op de dag van de beursgang van NN op 2 juli. Op 45 locaties verdeeld over de wereld werd deze gevierd. Niet allemaal gelijktijdig, gezien de verschillende tijdzones, maar de centrale viering in Den Haag kon ’s nachts in de Verenigde Staten wel gevolgd worden via een webcast.

Om de piekbelasting in webverkeer op te vangen werd een externe partij ingehuurd om te zorgen dat alles vlekkeloos verliep. Verder was er een commandocentrum met tien dtp-ers die het geuploade materiaal direct bewerkten.

 

Meer presentaties

En zo waren er nog drie andere presentaties te volgen tijdens de Best Practices bijeenkomst van het Genootschap voor Eventmanagers. Marije Wiegant van Pels Rijcken & Droogleever Fortuijn Advocaten en Notarissen vertelde over de relatiemarketing tijdens het WK Hockey in Den Haag, Sander Ezendam van Stichting Techniekpromotie gaf uitleg over FIRST LEGO League Benelux en Marleen Hasselo van ING en Eveline Mestrom van Carré presenteerden hun event ‘Schooluitje van het leven’.


‘Noem het vooral geen protocol’

 

‘We weten wel wat protocol is, als het om handel gaat’. Het is een treffende opmerking tijdens het Protocol seminar op maandag 15 september in de Oude Zaal van de Tweede Kamer op het Haagse Binnenhof. Het merendeel van de discussie gaat namelijk over de weerstand die het woord protocol oproept bij de gemiddelde Nederlander, terwijl het in al zijn vormen breed wordt toegepast.

Het Protocol seminar werd als onderdeel van het Prinsjesfestival georganiseerd door een comité onder aanvoering van Jean Paul Wyers van het Protocol Bureau.

Edwina Hagen, universitair docent en gespecialiseerd in Nederlandse cultuurgeschiedenis van de laat achttiende eeuw, trapt af met een lezing over het protocol in de Nederlandse politiek uit de tijd van kabinet Schimmelpenninck, het eerste Nederlandse kabinet, en welke afwegingen daar aan ten grondslag lagen.

Daarna is het aan de Portugese ambassadeur José de Bouza Serrano, de chef protocol van het Europese parlement François Brunagel, de corporate events & meeting manager van DSM Alice Long-Adema, mode-ontwerper Sjaak Hullekes en directeur van TodaysArt Olof van Winden om te vertellen over wat protocol in hun werk betekent en inhoudt.

Daarna beantwoorden zij als forum de vragen van moderator Stefan Wijers en het publiek. Veel vuurwerk levert dit niet op, want eenieder is het wel eens over het nut van protocol. Van Winden probeert de zaak nog wel op scherp te zetten door voor meer vrijheid te pleiten binnen de gangbare regels. Als hij de Engelse Koningin Elisabeth betitelt als die oude vrouw komt hij in aanvaring met ceremoniemeester William Hanson. De Engelse etiquette expert voelt zich dan toch geroepen om zijn Koningin te verdedigen. Vermakelijk, maar het levert geen verdieping van de discussie op.

Protocol kan ook verkrampen, betoogt een van de aanwezigen, zeker als je iemand van het Koninklijk Huis voor je hebt staan. Je bent dan zo aan het nadenken over alle regels, dat je te gespannen bent om gewoon beleefd te zijn. Het forum is voorstander van een meer ontspannen benadering van het protocol. Het is vooral aan de protocol manager om zich daar druk om te maken en de deelnemers goed te briefen en eventueel te helpen als het mis dreigt te gaan.

Het gaat niet om de regeltjes, maar om de doelstelling, is de algehele conclusie. Protocol moet een functie hebben. Over het algemeen is het doel om een setting te creëren waarin de deelnemers aan een bijeenkomst op een efficiënte en prettige manier kunnen interacteren. Het helpt dan als iedereen vooraf weet wat er van hem of haar verwacht wordt en wat de omgangsvormen zijn. Omgangsvormen die internationaal lang niet zo verschillend zijn als men vaak denkt, vult de Portugese ambassadeur aan.

Blijft over die besmette naam. Wij noemen het strategic relationship management, vertelt iemand uit de zaal. ‘Noem het vooral geen protocol’.

 

 


Evaluatie NSS: Nederland was een logische kandidaat

Deze diashow vereist JavaScript.

Foto’s: Ramon van Jaarsveld (Clickshots) & Jordi Wallenburg – meer foto’s vind je hier

“Nederland was binnen Europa een logische kandidaat. Wij staan bekend als land van bruggen bouwen, internationaal gericht en een land dat dingen voor elkaar krijgt. Kortom een land dat kan organiseren.”

Aan het woord is Marc Gerritsen. Hij vertelt de aanwezige meeting planners en professionals in het World Forum in Den Haag over hoe Nederland de organisatie van de prestigieuze Nuclear Security Summit (NSS) toegewezen kreeg. De conferentie die 58 wereldleiders naar ons land bracht en last minute ook nog eens werd uitgebreid met een officieel Staatsbezoek door de Chinese president Xi Jinping en zijn vrouw Peng Liyuan, het Sino Dutch Economic Forum en een G7-conferentie over Oekraïne.

Tijdens de door MPI Nederland en het Genootschap voor Eventmanagers gehouden evaluatiebijeenkomst op 16 april erkent Gerritsen dat ook voor hem het politieke proces, dat aan de toewijzing van zo’n conferentie voorafgaat, niet altijd te volgen is. Europa was aan de beurt, omdat de twee eerdere edities van de NSS hadden plaatsgevonden in Amerika (Washington) en Azië (Seoel). Een aantal landen hadden zich aangeboden; Nederland niet. Toch werd ons land gepolst, omdat met name de Amerikanen de top ergens wilden laten plaatsvinden waar die organisatorisch gladjes zou verlopen. En zo werd Nederland zonder bidbook of campagne en puur op reputatie en vertrouwen in maart 2012 officieel voorgedragen en aangewezen als gastland voor de Nuclear Security Summit in 2014.

Geen secretariaat

Bijzonder aan deze conferentie is dat er geen vereniging of secretariaat is als opdrachtgever. Voor de inhoudelijke invulling is er een circuit van hoofdonderhandelaars, de zogenaamde sherpa’s. De Nederlandse sherpa Piet de Klerk stond aan het hoofd van het inhoudelijke team dat door het Ministerie van Buitenlandse Zaken werd opgetuigd.
Han-Maurits Schaapveld en Marc Gerritsen werden door minister van Buitenlandse Zaken Frans Timmermans, respectievelijk als projectdirecteur en plaatsvervangend directeur van het projectteam, aangewezen om de organisatorische kant van de top op zich te nemen.

Zij stelden zich eerst de vraag waaraan het uiteindelijke succes afgemeten zou moeten worden. Op één stond natuurlijk veiligheid, gezien het grote aantal wereldleiders, waar onder de Amerikaanse president Barack Obama en de Chinese president Xi Jinping. Aanvullend daarop werd gesteld dat Nederland internationaal goed in de kijker moest komen en dat de hele conferentie echt een geheel moest worden.

Hoofdstructuur van het organisatieteam

Binnen enkele weken werd binnen het organisatieteam een hoofdstructuur opgezet verdeeld over vijf disciplines: management, branding en faciliteiten, hospitality, hotels, communicatie. Na de zomer van 2012 werd langzaam opgeschaald, om pas op het laatst exponentieel te groeien naar een organisatieteam van 50 mensen.

Uitgangspunt was om zoveel mogelijk mensen vanuit de rijksoverheid zelf in te zetten en alleen daar waar men expertise en capaciteit ontbeerde te kijken naar leveranciers. Het overgrote deel van de 450 delegation liaison officers, hostess en hostesses kwam dan ook uit de eigen gelederen van de ministeries. Daarnaast waren er nog zo’n 600 medewerkers van leveranciers actief op de congreslocatie. Om de veiligheid te garanderen werden er zo’n 13.000 politieagenten en 4.000 marechaussees en 3.000 militairen ingezet.

Laat ingeschakeld

De gekozen werkwijze heeft er ook toe geleid dat externe partijen die bij de organisatie betrokken werden, pas heel laat zijn benaderd, zo blijkt onder meer uit de verhalen van Pieter Schure (Pino evenementen & congressen) en Ingrid Vermeeren (Kronenburg Hospitality).

Schure, die wel al in een eerder stadium had geholpen bij de aanbesteding van de locaties, werd pas in februari fulltime aan het projectteam toegevoegd. Hij toont tijdens de evaluatiebijeenkomst een voorbeeld van het draaiboek. Die is bewust heel simpel gehouden, vertelt hij. “Het moest in je jasje passen en je moest er snel iets in kunnen vinden”. Na de generale repetitie, waarvoor Schure 60 oud-ambassadeurs had opgetrommeld, werd nog in allerijl een draaiboek voor de Master of Ceremony toegevoegd. Gelukkig bleek ook bij deze conferentie het gezegde ‘een slechte generale wordt gevolgd door een goede uitvoering’ weer juist.

Vermeeren had als uitdaging om in januari nog een hospitality masterplan te schrijven en om 200 vrijwilligers afkomstig van diverse ministeries en 80 hotelschoolstudenten samen te smelten tot een team dat hostmanship met een hoofdletter H moest bieden.

Goed in improviseren

Het zegt wel iets over de Nederlandse losse manier van organiseren. Marc Gerritsen. ‘”Wij kunnen goed improviseren. We vertrouwen er op dat als dingen anders lopen, dat we dat kunnen opvangen.”

Dit werd hem vooral duidelijk tijdens de onderhandeling met vertegenwoordigers van de delegaties. Hij kijkt er op terug als een oefening in begrip voor andere culturen. “Wij denken dat we zaken goed plannen en zorgen dat we niet voor verrassingen komen te staan, maar bijvoorbeeld in de ogen van iemand uit Japan of Singapore doen wij maar wat. Daar wil men alle mogelijke scenario’s in detail uitgedokterd hebben.”

De onderhandelingen gingen soms door tot de tweede en laatste dag van de conferentie. Gerritsen begrijpt wel waarom. “In elk land is de betreffende leider de belangrijkste persoon op aarde voor de protocolmedewerker. Logisch dat je dan alles wilt weten en het onderste uit de kan wil halen. Stel dat één van de delegaties een bepaald privilege heeft uitonderhandeld en jij hebt als protocolmedewerker dat niet gedaan voor jouw delegatie. Dan zegt jouw leider dat je je werk niet goed hebt gedaan.”

Om toch de regie te blijven houden kregen alle delegaties in twee ronden (in februari en maart) de gelegenheid om langs te komen op het ministerie en de congreslocatie te bekijken en hun wensen te bespreken. “Zo konden we alle landen ook kennis laten maken met hoe de conferentie werd georganiseerd en welke kaders we aanhielden voor het invullen van specifieke wensen. Natuurlijk hebben we als goed gastheer geluisterd naar de wensen van onze gasten en daaraan, zolang het paste binnen onze eigen kaders, invulling aangegeven.”

World Forum omgebouwd

Waar Nederland gevraagd werd om gastland te zijn, daar moesten steden en locaties wel mee doen aan een aanbestedingsprocedure om in aanmerking te komen als gaststad en congreslocatie. De keuze viel uiteindelijk op World Forum in Den Haag. Belangrijk criterium was onder meer de benodigde vierkante meters aan conferentieruimte en het indelingsplan.

Dat wil niet zeggen dat het ruimschoots geoutilleerde congrescentrum direct klaar was voor gebruik. Zo werd de mooie en royale entree uit veiligheidsoogpunt niet geschikt bevonden en werd een kleine zijingang gebruikt als toegang voor de wereldleiders. Met een tijdelijk paviljoen van De Boer Tenten werd alsnog een voor de buitenwereld volwaardig ogende entree gecreëerd.

Ook het dan state-of-the-art auditorium van World Forum moest worden verbouwd, want een dergelijke top schrijft nu eenmaal voor dat iedereen gelijkwaardig aan een ronde tafel komt te zitten. De theaterzaal kreeg een valse vloer met daarop een op maat gebouwde conferentietafel. World Forum had hier al eerder ervaring mee opgedaan tijdens de Afghanistan conferentie in 2009. Dit keer waren de dimensies echter nog groter: een conferentietafel van 23 meter doorsnede op een met steigerbouw ondersteunde vloer, die 2,5 meter boven de werkelijk vloer ‘zweefde’.

Moderne twist

De tafel was gedecoreerd met modern gestileerde Nederlandse iconen zoals bijvoorbeeld windmolens, schaatsen, fietsen, klompen, rietveld stoeltjes en diverse historische gebouwen. Het paste binnen het thema ‘A modern twist to Dutch classics’, dat het Ministerie van Buitenlandse Zaken had bedacht om te zorgen dat de conferentie ook Nederland internationaal in de schijnwerpers zou zetten. Doelstelling was om aan de delegaties en in de berichtgeving in de media zoveel mogelijk duidelijk te maken dat de conferentie in ons land plaatsvond.

Fraai projecten produceerde niet alleen de conferentietafel, maar zorgde met haar partnerbedrijven ook dat de complete 12.000 vierkante meter van het World Forum was ingericht en aankleed volgens het gekozen thema. “Er waren ontzettend veel vergaderzaaltjes en we hebben elke vierkante centimeter ingericht”, vertelt eigenaar Gerben Raak. “Elk stoeltje, elke tafel is doordacht.”

“Bijvoorbeeld de informal plenary room. Die hebben we ingericht als een Hollandse stijlkamer met een moderne twist. Een heel witte, lichte ruimte is het geworden. Als wanddecoratie hebben we met pen gedecoreerd doeken opgehangen en daar voile voor gehangen.” Voor de inrichting werd gebruik gemaakt van meubilair van de Nederlandse topontwerpers Marcel Wanders en Lensvelt. Kleur werd subtiel toegevoegd door een Delftsblauw tapijt en oranje tulpen in een moderne variant van de klassieke Nederlandse tulpenvaas.

Als Raak vervolgens vertelt dat de regeringsleiders slechts drie kwartier in deze ruimte hebben vertoeft, dan moet het publiek wel even slikken. Maar de beelden leven langer voort in de media en de herinneringen van de wereldleiders.

Nieuw discussiesysteem

Bijzonder aan de conferentietafel was ook de conferentietechniek. Jacot Audiovisueel had hierin het Bosch DCN Multimedia geïnstalleerd, een interactief discussiesysteem voorzien van lcd-scherm, dat nog niet op de markt was en is ontwikkeld in samenwerking met de Technische Universiteit in Delft. Hiermee konden de wereldleiders onderling discussiëren, cases naspelen, stemmen, vertalingen volgen en presentaties terugkijken. Bijkomend voordeel was dat door de ingebouwde microfoon er geen tafelmicrofoons nodig waren, vertelt team coördinator Marco Kringelstijn. Hierdoor kwamen ook de regeringsleiders goed in beeld.

Le Garage

Zelfs de garage van het World Forum werd ingericht en wel als restaurant voor het personeel, dat werd omgedoopt tot ‘Le Garage’. Vanuit hier opereerde Van der Linde Catering dat de volledige food & beverage verzorgde. In de hoofdfaciliteit van het bedrijf, in het nabijgelegen Berkel en Rodenrijs, werd het eten geproduceerd, om vervolgens na bomchecks en onder voortdurende controle van de voedsel en warenautoriteit verzegeld naar Den Haag te worden vervoerd. Vanuit ‘Le Garage’ werden de maaltijden geserveerd. Ook bij de catering was het uitgangspunt ‘A modern twist to Dutch classics’. Voor de werklunch van de wereldleiders en ministers was sterrenkok Jonnie Boer van De Librije ingeschakeld om invulling te geven aan het thema. Op die dag alleen al serveerde de cateraar 5.000 maaltijden.

Samen met de buren

De congreslocatie betrof overigens meer dan alleen het World Forum zelf, benadrukt directeur Michiel Middendorf. “We hebben bij de aanbesteding het World Forum gebied aangeboden. Samen met onze buren hebben we er één geheel van gemaakt.” Die buren waren de hotels Bel Air en Novotel, de VN-gerelateerde organisatie OPCW, het filmtheater Omniversum en de musea Museon en het Gemeentemuseum, waar de afsluitende persconferentie plaatsvond.

Het voordeel is dat om dit compacte gebied hekken gezet konden worden en daarmee de verschillende beveiligde zones gecreëerd konden worden. Alleen met accreditatie en een RFID-pas, die het mogelijk maakte de mensen overal te volgen, kreeg je toegang tot dit gebied.

Krijn Taat en Stephan van der Meulen, de general managers van respectievelijk Novotel Den Haag en Bel Air Hotel, beleefden een bijzondere ervaring doordat hun hotel een heel andere functie kreeg, waarvoor alle slaapvoorzieningen tijdelijk uit de kamers gehaald moesten worden. In het Novotel waren er voor iedere delegatie twee kamers ingericht als loungekamer en boardroom en daarnaast stond er voor alle 58 heads of delegations een opfriskamer klaar. In het Bel Air hotel waren werkkamers ingericht voor de pers, de organisatie en defensie.

Pers pleasen

Een groot deel van het omhekte en zwaarbewaakte NSS-terrein diende als persgebied, met daarin alle benodigde faciliteiten en 40 medewerkers om de journalisten te ontvangen en helpen. Een doordachte keuze vertelt Pim Koster van Dutchview, het bedrijf dat voor de persfaciliteiten zorgde. “Je weet dat er veel pers afkomt op zo’n conferentie. Uiteindelijk zijn er zo’n 2.000 op de NSS afgekomen. Dan kun je ze beter een comfortabele werkplek geven, waarbij alle informatie binnenkomt. Je moet voorkomen dat ze ongecontroleerd rond gaan lopen. Dan krijg je overlast. Nu hadden ze een werkplek, waren ze geaccrediteerd en wist je waar ze waren.”

“Het is ook belangrijk voor de mediawaarde. Hoe meer je de pers faciliteert, des te groter de kans dat de boodschap die naar buiten komt positief is. De pers beïnvloedt de uitkomst van zo’n conferentie en dan is het een beetje pleasen wat we hebben gedaan.”

 

Het fotomoment

Groepsfoto NSS 900px

Foto: Nuclear Security Summit 2014

Hoe stel je al die wereldleiders op voor de groepsfoto? Jean Paul Wijers van het Protocolbureau legt het uit. Hij regisseerde het fotomoment van de Nuclear Security Summit.

Tijdens het congres van Wenen, 200 jaar geleden, werd al vastgesteld dat alle landen gelijk zijn, begint Wijers. Dit basisprincipe is ook aangehouden bij het maken van de groepsfoto met wereldleiders.

Het protocolbureau heeft voor het Koninklijk huwelijk in 2002 een computerprogramma ontwikkeld, waarmee snel dit soort placeringen zijn te maken en te wijzigen. Dit laatste is handig bij last minute veranderingen, zoals tijdens de NSS toen de Franse president François Hollande niet beschikbaar bleek voor de foto.

In dit geval is gekozen om eerst naar de positie van de betreffende head of delegate in zijn eigen land te kijken. Vooraan werd begonnen met de presidenten, gevolgd door de vicepresidenten, premiers, ministers en staatssecretarissen. Binnen die ‘functiegroepen’ gold het anciënniteitprincipe. Eerst de langstzittende president, dan de op een na langst zittende en zo verder.

De eerste uitzonderingen zijn de drie mensen in het midden. De Nederlandse premier Rutte staat als gastheer in het midden, met rechts van hem de Amerikaanse president Obama als initiatiefnemer van de NSS en links van hem president Park Geun-hye van Zuid-Korea, als gastvrouw van de vorige nucleaire top.

Ook staan er drie mensen op de foto die geen land vertegenwoordigen. Gekozen is om de secretaris-generaal van de Verenigde Naties Ban Ki Moon na het laatste staatshoofd te plaatsen en de president van de Europese Commissie Barosso en de voorzitter van de Europese Raad Van Rompuy een rij daar achter.

Hoe objectiever je bent, hoe makkelijker het is uit te leggen, des te makkelijker kun je aan de placering vasthouden, benadrukt Wijers. Als je de teugels laat vieren gaat het fout.

 


Omgang met de pers grote uitdaging tijdens NSS

Deze diashow vereist JavaScript.

Foto’s:  Marcel Verheggen |  meer foto’s vind je hier.

De omgang met de pers is een uitdaging op zich, zo blijkt tijdens ‘het kijkje achter de NSS-schermen’ in Noordwijk. Noordwijk Marketing ontving op 31 maart een grote groep congres- en meetingplanners in de Kloosterkerk en liet een aantal hoofdrolspelers van de Nuclear Security Summit hun verhaal doen.

 

Aanbesteding catering

Robin Schuyt, Commercieel Directeur van Van Der Linde catering, vertelt dat hij niet had verwacht dat de contacten met de pers zoveel tijd zouden vergen. Vanaf het moment dat bekend werd dat zijn bedrijf de aanbesteding voor de catering had gewonnen tot aan ‘nu’ is het een dagtaak gebleken.

Verder vertelt hij over het aanbestedingstraject, waarin hij het aantal betrokkenen zo klein mogelijk hield en iedereen een geheimhoudingsverklaring liet tekenen; ook sterrenchef Jonnie Boer, die hij benaderde voor de werklunch van de wereldleiders.

Zijn reserves had hij ook. Navraag bij de verzekering leerde dat zo’n opdracht niet te verzekeren is en daarmee een fors bedrijfsrisico oplevert. Daarnaast brengt zo’n tender de nodige kosten met zich mee. Maar uiteindelijk wilde hij de opdracht absoluut binnen halen. Met name ook omdat de grote capaciteit die werd gevraagd, iets is waarin Van Der Linde catering en haar zusterbedrijven een streepje voor heeft op de concurrentie.

En zo werd in zes weken tijd een offerte gemaakt op basis van de 130 pagina’s tellende briefing. Uit de zes deelnemende bedrijven werden er drie uitgenodigd voor een voorproefsessie en uiteindelijk kreeg Van Der Linde catering de opdracht.

In de uitvoering was vooral de logistiek binnen de beveiligde zone een uitdaging, vertelt Schuyt. Zijn bedrijf verzorgde ook de catering tijdens de opbouw, waar zeven hoofdaannemers en 35 subcontractors aan het werk waren. Van der Linde catering was zelf actief met 85 koks en 400 personen in de bediening. Verschillende kleuren schorten werden gebruikt om aan te geven wie in welke zone mocht opereren. Dit alles onder toezicht van strenge bewaking.

 

Het sprookje van Huis ter Duin

In het ‘sprookje’ dat Stephan Stokkermans directeur van Grand Hotel Huis ter Duin vertelt, is de pers de boze heks. Door de NATO-bijeenkomsten, het Nederlands voetbalelftal en diverse beroemdheden die hij in zijn hotel heeft ontvangen is hij wel gewend aan persaandacht. En ook voor en tijdens de nucleaire top leek er geen vuiltje aan de lucht.

Totdat The Washington Post meldt dat drie beveiligers van Obama zijn weggestuurd, nadat ze dronken in zijn hotel zijn aangetroffen. Een onjuiste voorstelling van zaken, stelt Stokkermans, waarbij geen wederhoor is toepast. Hij is het meest teleurgesteld in de Nederlandse publieke omroep, die zich volgens hem als grootste opruier presenteerde.

Zo´n 150 persmensen, waaronder die van de Amerikaanse zenders NBC, CNN, FOX en ABC, hadden NH Leeuwenhorst in Noordwijkerhout als uitvalsbasis. Het personeel daar werd veelvuldig gevraagd of zij wisten wat zich in Grand Hotel Huis ter Duin afspeelde, vertelt hoteldirecteur Michelle Aarts.

De grootste uitdaging voor Stokkermans was om baas in eigen hotel te blijven. Het team dat het verblijf van Obama voorbereidde arriveerde twee weken van tevoren. Elk teamlid heeft eigen verantwoordelijkheden wil de zaken op zijn of haar manier geregeld zien. Uiteindelijk blijf je als directeur eindverantwoordelijk, ook vanuit de verzekering bezien, stelt Stokkermans.

 

Baas in eigen gemeente

Voor Burgemeester Jan Pieter Lokker lag er een vergelijkbare uitdaging. Hoe blijf je baas in je eigen gemeente. Hij had te maken met twintig verschillende expertgroepen, die niet verder keken dan hun eigen discipline. En zo kwam het voor dat Lokker drie brieven binnen kreeg, met drie tegenstrijdige instructies. Daar bovenop kwam dat er een bom uit de Tweede Wereldoorlog werd gevonden, er bommeldingen binnen kwamen en verdachte personen werden gesignaleerd. De Burgemeester zette een noodverordening in om de veiligheid van zijn hooggeplaatste gasten te kunnen waarborgen.

Dat de bevelstructuren ten tijde van zo’n top anders liggen dan gebruikelijk, werd duidelijk toen Lokker samen met ondermeer Minister van van Veiligheid en Justitie Ivo Opstelten en de Amsterdamse burgemeester Eberhard van der Laan per bus naar Den Haag reisden. Hun bus werd een kwartier lang opgehouden door een militair, ondanks aanhoudende verzoeken van de inzittenden die dachten wat in de melk te brokkelen te hebben. Ik heb mijn orders, was steeds weer de reactie van de militair. De politici en hooggeplaatste ambtenaren waren even niet meer ‘in charge’.

 

24 Suites en een mooie ervaring rijker

Directeur Jaap Liethof huisvestte in Hotels van Oranje de Chinese leider Xi Jinping met zijn delegatie en vertelt nieuwe kamers en mooie herinnering rijker te zijn. Zijn hotel had niet de benodigde 24 suites en daarom werden 24 connected rooms omgebouwd tot suites en opnieuw ingericht.

Zijn ervaringen betreffen met name de last minute toevoegingen aan het programma. Zo werd het bezoek van Xi Jinping en zijn vrouw ook een officieel Staatsbezoek, waardoor ook Koning Willem-Alexander en Koningin Maxima over de vloer kwamen. Een maand van tevoren werd het Sino Dutch Economic Forum ingelast, dat in het hotel moest plaatsvinden, met nog eens 150 extra deelnemers, die in Amsterdam werden geplaatst.

Tijdens het verblijf van de Chinese president kwamen diverse andere wereldleiders langs voor een bilateraal overleg: President Sauli Niinistö van Finland, President Park Geun-hye van de Republiek Korea, President Nursultan Nazarbayev van Kazachstan en Secretaris-Generaal van de Verenigde Naties, Ban Ki-moon. Het enige dat Liethof en zijn team wisten dat ze de meeting rooms op een bepaald tijdstip op orde moesten hebben. Pas vlak van tevoren hoorde ze wie de gast was en moesten ze zorgen voor de juiste vlaggen op tafel en de juiste catering.

De Chinese president toonde zijn dankbaarheid door een kamer vol met luxe Chinese cadeautjes achter te laten.
O ja, en ook Liethof maakt nog melding van ‘die nagenoeg oncontroleerbare pers’.

 


  • #congres op Twitter

    1. Checks
      Checks: We zijn er klaar voor, vandaag met Checks @PlanMenWFM congres! https://t.co/fKnwlJizKS

    2. PodoDirect
      PodoDirect: Bezoek stand 12 op ... - https://t.co/TuK7un71Fi

    3. PietvanderLinden
      PietvanderLinden: 60% vindt verhogen beschikbaarheid belangrijkste prestatieprikkel en dat is opmerkelijk! #NVDOhttps://t.co/gv6zk9OBQN

    4. Harmen Bijsterbosch
      Harmen Bijsterbosch: De kans om de nieuwste ontwikkelingen te ontdekken op het gebied van sport en beweeginnovaties! 4-okt: Nationale Spo…https://t.co/9TMon7VB4m

    5. Pia de Wijer

    6. Jeroen Koerten
      Jeroen Koerten: Zojuist gearriveerd bij het @PlanMenWFM congres in #amersfoort Prachtige locatie en een zeer gevarieerd programma vandaag. #wfm #planning

    7. Passie voor de Fiets
      Passie voor de Fiets: Zelfs Willem II was op zijn loopfietsvan de partij op het fietsdiner in Tilburg als start van het Nationaal Fiets C… https://t.co/GLUeOHS6RE

    8. veronica
      veronica: Vandaag start van 2-daags congres #i41health #interreg Gent. #zinin https://t.co/IcozyCgBmz

    9. OnlineSeminar
      OnlineSeminar: Organiseer tijdens een congres een webinar! En informeer al uw medewerkers over de laatste ontwikkelingen. https://t.co/XRUYHoER8E

    10. Maxim Horssels
      Maxim Horssels: Het UCI Congres is van 9u live te volgen via een stream op YouTube. https://t.co/QMnZEaKI52

  • Translator

    DutchItalianKoreanChinese (Simplified)Chinese (Traditional)PortugueseEnglish
    GermanFrenchSpanishJapaneseArabicRussianGreek
    BulgarianCzechCroatianDanishFinnishPolishSwedish
    NorwegianHebrewSerbianSlovakThaiTurkishHungarian
    Romanian      
    Bens Translator
  • QM Pins on Pinterest

    • Follow Me on Pinterest
  • Copyright © 1996-2010 Meetingblog. All rights reserved.
    iDream theme by Templates Next | Powered by WordPress