Meetingblog

De Green Meetings Industry Council heeft gaming technieken ingezet om een hoger rendement te behalen voor de deelnemers  aan haar Sustainable Meetings Conference, dat plaatsvond van 20 tot en met 23 februari in het Amerikaanse Portland.

De organisatie verdeelde de deelnemers in teams, die geholpen door een teamleider een duurzaam evenement moesten bedenken,  gebruik makend van bestaande case studies en de presentaties van het congres. Elk team kreeg een Ipad met game instructie, social media functionaliteiten en informatie over het programma en de deelnemers. De teams konden zelf mensen van buiten het congres toevoegen als virtuele deelnemer. Deze online deelnemers konden met hun team communiceren en hen volgen via de mobile app van het congres.

De Ipad app voor GMIC's Sustainable Meetings Conference

De teams moesten tijdens het congres zoveel mogelijk punten verzamelen. Die punten konden ze verdienen via tweets of blogpost over het congres, het bezoeken van stands op de bijbehoren expo, deelname aan educatieve sessies en de uitgewerkte case.  Via het virtuele dashboard op de Ipad konden de teams hun score en plaats op de ranglijst volgen.

Aan het eind van het congres werden de cases besproken en werd het winnende team bekend gemaakt.

Op de blog van Samual J. Smith vind je zijn ervaring als virtuele deelnemer aan GMIC’s Sustainable Meetings Conference.  Informatie over het congres vind je op www.sustainablemeetingsconference.com.

Na twee dagen congresseren was het de beurt aan de deelnemers om elkaar verder te helpen. Zo’n 125 professionals uit de meeting industrie namen deel aan het  Solution Room Experiment tijdens MPI’s European Meetings & Events Conference in Düsseldorf.

Eerst werd de ervaring van de deelnemers visueel gemaakt door hen op een denkbeeldige tijdslijn in de zaal te laten plaatsnemen. Met een geschat gemiddelde van 12 jaar kwam de totale hoeveelheid vakervaring op 1440 jaar. Dezelfde exercitie werd herhaald, maar nu ging het om de moeilijkheid van hun persoonlijke vraag waarmee de deelnemers naar de ‘solution room’ waren gekomen.

Op de blog van Ruud Janssen vind je een video, foto’s en een mindmap van de Solution Room @ EMEC

EMEC solution room

Vervolgens konden deelnemers gaan aanzitten aan ronde tafels gegroepeerd naar de categorieën waarin de lezingen van het congres waren onderverdeeld. Iedere deelnemer schreef vervolgens een vraag op de papieren tafelbekleding. Daarna schoof iedereen een plaatsje op. Een van de deelnemers las zijn of haar vraag op en de buur die voor de vraag was komen te zitten stelde vragen ter verduidelijking en probeerde een antwoord te bedenken. Deze kleine stimulans was doorgaans voldoende om alle tafelgenoten met suggesties te laten komen. De buur schreef deze tips onder de vraag. Door strenge tijdsbewaking (iedereen moest zijn handen opsteken om aan te tonen dat de oproep om door te gaan naar de volgende deelnemer) kwam iedere vraag aan de beurt.

Uit het feit dat de overgrote meerderheid zijn of haar stuk tafelbekleding uitknipte of fotografeerde bleek wel dat de ‘solution room’ voor veel deelnemers meerwaarde heeft geboden. Dit werd tot slot nog via ‘the visual shift’ in beeld gebracht. De moeilijkheid om de persoonlijke vraag op te lossen was een stuk minder geworden.

Ruud Janssen, die samen met zeven andere sprekers het project co-creëerde, heeft een video, foto’s en een mindmap van het Solution Room Experiment tijdens EMEC online gezet.

Agenda’s lijken zich niets aan te trekken van de ongebreidelde groei van de digitale snelweg. Zeker niet bij de jongere generatie die in het digitale tijdperk opgroeit. De schoolagenda blijft onverminderd tot de standaarduitrusting van iedere scholier behoren. Ook heb ik bij diverse boekhandels de stapels op volwassenen gerichte agenda’s de afgelopen twee maanden snel zien slinken.

In het bedrijfsleven wordt de papieren agenda minder vaak getrokken. Zeker nu steeds meer mensen de beschikking hebben over mobiele toegang tot hun digitale agenda. Efficiëntie staat voorop in het zakelijke verkeer en daar past een dubbele agenda niet bij.

Vanwaar deze verhandeling over agenda’s? Op mijn bureau belandde de Mememo-agenda. Een hoog gehalte design en ondanks de aanzienlijke dikte beperkte schrijfruimte bij de dagen. Wat de aandacht trekt zijn de wekelijke pagina’s met vragen als hoeveel huizen staan er in jouw straat, hoeveel bakken koffie drink jij deze week, welke items zitten er in je portemonnee en ben jij een typische nederlander? Tussendoor ook knip-, vouw- en plakpagina’s en pagina’s met wetenswaardigheden.

Deze agenda laat je stilstaan bij de gewone dagelijkse dingen waar je doorgaans aan voorbij loopt. Het laat je erover nadenken en een eigen invulling aan geven. Net zoals de schoolagenda bij scholieren niet geliefd is vanweg de gestructureerde indeling van dagen, weken, maanden, maar als dagboek dat je naar hartelust kunt volkalken en beplakken.

Waarom zou je naar een zakelijke bijeenkomst gaan om kennis te vergaren of contact te leggen met andere mensen? Dat kan doorgaans efficiënter via internet, e-mail of telefoon. Een bijeenkomst heeft alleen zin als de informatieoverdracht en de kennismaking beter is dan de efficiëntere methoden. Dat kan door mensen te verrassen, te laten nadenken, (samen) iets te laten doen.

Pas deze ingrediënten toe in uw zakelijke bijeenkomsten. Zij zorgen ervoor dat uw deelnemers en gasten blijven komen.