Tag: mpi

MPI toont leden nieuwe werelden door kampvuur storytelling

MPI Campfire Storytelling 2 900px

 

MPI Netherlands Chapter hield op maandag 21 september haar eerste Campfire Sessie. In tegenstelling tot de gebruikelijke kennis- of netwerkbijeenkomsten, waarbij je in een vergaderzaal van een hotel- of congreslocatie zit, keurig in een school- of carré-opstelling en waarbij de spreker ondersteund wordt door alle mogelijke AV apparatuur, werd dit event in de frisse buitenlucht gehouden, waren het de bomen die de “muren” van de vergaderzaal vormden, zorgden kampvuren voor de ‘LED-verlichting’ en was de AV vervangen door…. tja, niks. Gewoon storytelling anno 2015.

Verdeeld over het mooie en groenrijke terrein van Landgoed Kameryck, die gastheer was voor deze middag, waren tussen de paviljoens en bomen vier kampvuren ontstoken waar op houten bankjes kleine groepjes toehoorders werden meegenomen in de onbekende werelden van LARP-en, Millennials, Corporate Tribes en Ethical Hacking. Vier zeer uiteenlopende sprekers* en onderwerpen die allen 1 gezamenlijke deler met elkaar hebben. Het zijn, net als MPI, communities waarbij een ieder die erbij is aangesloten, kijkt hoe hij of zij met gelijkgestemden kan leren van elkaar.

Tussen de kampvuurverhalen werden de gasten getrakteerd op Pulled Pork van de outdoor Smoker en zorgden een warm soepje en het kampvuur voor aangename temperaturen. Het enige dat MPI niet uit de “standaard bijeenkomst” had gehaald, was de borrel achteraf. Voor de rest was het een middag als geen ander. Volgens Paul Gruijthuijsen en Sander de Hoop die deze bijeenkomst georganiseerd hadden, zal er, afgaande op de reacties van de aanwezigen, voor 2016 zeker weer een Campfire Sessie op de agenda komen te staan.

 

Kisa van de Berg – Travelmarketing

‘’Met zeer veel plezier de Camp Fire Sessie van MPI Nederland bijgewoond. Met vier interessante sprekers over zeer uiteenlopende onderwerpen in een ludieke setting; rondom een heus kampvuur. Fantastisch verzorgd door Landgoed Kameryck inclusief fijne catering. Op deze inspirerende locatie komen wij graag nog eens terug met onze eigen klanten.’’

 

Nico Meyer – MeetingMonitor/Qmatters

“Het was inspirerend om op zo’n informele, gemoedelijke wijze rond het kampvuur meegenomen te worden in de wereld van Afrikaanse stammen, ‘goede’ hackers, online gedrag van Gen-Y en role-players. En boeiend om samen te ontdekken hoeveel parallellen er met ons eigen vakgebied zijn.”

 

Ingrid Rip – RREM

“De wijze waarop je op een andere manier met elkaar zit, rondom een kampvuur i.p.v. in een cabaretopstelling, maakt dat er een andere energie ontstaat. Deze energie wordt versterkt door de kleine groepjes en het feit dat je heel dicht bij de spreker zit. Daarbij was de keuze van de sprekers erg leuk. Deze kwamen allemaal uit verschillende werkvelden, maar hadden toch allemaal een gezamenlijk raakvlak. Zo heeft het LARP verhaal bijvoorbeeld mij op nieuwe ideeën gebracht over hoe rollenspelen in te zetten bij de trainingen die ik geef. Echt inspirerend!”

 

* Dank aan de sprekers:

  • Yoram Meijer – voorzitter Vortex Adventures – Nederlands Grootste LARP-vereniging
  • Sjoerd Versteeg – medeorganisator Hack in The Box en Security Expert bij de S-Unit
  • Daniel Janus – senior Online Marketing Strateeg
  • Jitske Kramer – oprichter Academie voor Organisatiecultuur & schrijfster van het boek ‘De Corporate Tribe’

Evaluatie NSS: Nederland was een logische kandidaat

Deze diashow vereist JavaScript.

Foto’s: Ramon van Jaarsveld (Clickshots) & Jordi Wallenburg – meer foto’s vind je hier

“Nederland was binnen Europa een logische kandidaat. Wij staan bekend als land van bruggen bouwen, internationaal gericht en een land dat dingen voor elkaar krijgt. Kortom een land dat kan organiseren.”

Aan het woord is Marc Gerritsen. Hij vertelt de aanwezige meeting planners en professionals in het World Forum in Den Haag over hoe Nederland de organisatie van de prestigieuze Nuclear Security Summit (NSS) toegewezen kreeg. De conferentie die 58 wereldleiders naar ons land bracht en last minute ook nog eens werd uitgebreid met een officieel Staatsbezoek door de Chinese president Xi Jinping en zijn vrouw Peng Liyuan, het Sino Dutch Economic Forum en een G7-conferentie over Oekraïne.

Tijdens de door MPI Nederland en het Genootschap voor Eventmanagers gehouden evaluatiebijeenkomst op 16 april erkent Gerritsen dat ook voor hem het politieke proces, dat aan de toewijzing van zo’n conferentie voorafgaat, niet altijd te volgen is. Europa was aan de beurt, omdat de twee eerdere edities van de NSS hadden plaatsgevonden in Amerika (Washington) en Azië (Seoel). Een aantal landen hadden zich aangeboden; Nederland niet. Toch werd ons land gepolst, omdat met name de Amerikanen de top ergens wilden laten plaatsvinden waar die organisatorisch gladjes zou verlopen. En zo werd Nederland zonder bidbook of campagne en puur op reputatie en vertrouwen in maart 2012 officieel voorgedragen en aangewezen als gastland voor de Nuclear Security Summit in 2014.

Geen secretariaat

Bijzonder aan deze conferentie is dat er geen vereniging of secretariaat is als opdrachtgever. Voor de inhoudelijke invulling is er een circuit van hoofdonderhandelaars, de zogenaamde sherpa’s. De Nederlandse sherpa Piet de Klerk stond aan het hoofd van het inhoudelijke team dat door het Ministerie van Buitenlandse Zaken werd opgetuigd.
Han-Maurits Schaapveld en Marc Gerritsen werden door minister van Buitenlandse Zaken Frans Timmermans, respectievelijk als projectdirecteur en plaatsvervangend directeur van het projectteam, aangewezen om de organisatorische kant van de top op zich te nemen.

Zij stelden zich eerst de vraag waaraan het uiteindelijke succes afgemeten zou moeten worden. Op één stond natuurlijk veiligheid, gezien het grote aantal wereldleiders, waar onder de Amerikaanse president Barack Obama en de Chinese president Xi Jinping. Aanvullend daarop werd gesteld dat Nederland internationaal goed in de kijker moest komen en dat de hele conferentie echt een geheel moest worden.

Hoofdstructuur van het organisatieteam

Binnen enkele weken werd binnen het organisatieteam een hoofdstructuur opgezet verdeeld over vijf disciplines: management, branding en faciliteiten, hospitality, hotels, communicatie. Na de zomer van 2012 werd langzaam opgeschaald, om pas op het laatst exponentieel te groeien naar een organisatieteam van 50 mensen.

Uitgangspunt was om zoveel mogelijk mensen vanuit de rijksoverheid zelf in te zetten en alleen daar waar men expertise en capaciteit ontbeerde te kijken naar leveranciers. Het overgrote deel van de 450 delegation liaison officers, hostess en hostesses kwam dan ook uit de eigen gelederen van de ministeries. Daarnaast waren er nog zo’n 600 medewerkers van leveranciers actief op de congreslocatie. Om de veiligheid te garanderen werden er zo’n 13.000 politieagenten en 4.000 marechaussees en 3.000 militairen ingezet.

Laat ingeschakeld

De gekozen werkwijze heeft er ook toe geleid dat externe partijen die bij de organisatie betrokken werden, pas heel laat zijn benaderd, zo blijkt onder meer uit de verhalen van Pieter Schure (Pino evenementen & congressen) en Ingrid Vermeeren (Kronenburg Hospitality).

Schure, die wel al in een eerder stadium had geholpen bij de aanbesteding van de locaties, werd pas in februari fulltime aan het projectteam toegevoegd. Hij toont tijdens de evaluatiebijeenkomst een voorbeeld van het draaiboek. Die is bewust heel simpel gehouden, vertelt hij. “Het moest in je jasje passen en je moest er snel iets in kunnen vinden”. Na de generale repetitie, waarvoor Schure 60 oud-ambassadeurs had opgetrommeld, werd nog in allerijl een draaiboek voor de Master of Ceremony toegevoegd. Gelukkig bleek ook bij deze conferentie het gezegde ‘een slechte generale wordt gevolgd door een goede uitvoering’ weer juist.

Vermeeren had als uitdaging om in januari nog een hospitality masterplan te schrijven en om 200 vrijwilligers afkomstig van diverse ministeries en 80 hotelschoolstudenten samen te smelten tot een team dat hostmanship met een hoofdletter H moest bieden.

Goed in improviseren

Het zegt wel iets over de Nederlandse losse manier van organiseren. Marc Gerritsen. ‘”Wij kunnen goed improviseren. We vertrouwen er op dat als dingen anders lopen, dat we dat kunnen opvangen.”

Dit werd hem vooral duidelijk tijdens de onderhandeling met vertegenwoordigers van de delegaties. Hij kijkt er op terug als een oefening in begrip voor andere culturen. “Wij denken dat we zaken goed plannen en zorgen dat we niet voor verrassingen komen te staan, maar bijvoorbeeld in de ogen van iemand uit Japan of Singapore doen wij maar wat. Daar wil men alle mogelijke scenario’s in detail uitgedokterd hebben.”

De onderhandelingen gingen soms door tot de tweede en laatste dag van de conferentie. Gerritsen begrijpt wel waarom. “In elk land is de betreffende leider de belangrijkste persoon op aarde voor de protocolmedewerker. Logisch dat je dan alles wilt weten en het onderste uit de kan wil halen. Stel dat één van de delegaties een bepaald privilege heeft uitonderhandeld en jij hebt als protocolmedewerker dat niet gedaan voor jouw delegatie. Dan zegt jouw leider dat je je werk niet goed hebt gedaan.”

Om toch de regie te blijven houden kregen alle delegaties in twee ronden (in februari en maart) de gelegenheid om langs te komen op het ministerie en de congreslocatie te bekijken en hun wensen te bespreken. “Zo konden we alle landen ook kennis laten maken met hoe de conferentie werd georganiseerd en welke kaders we aanhielden voor het invullen van specifieke wensen. Natuurlijk hebben we als goed gastheer geluisterd naar de wensen van onze gasten en daaraan, zolang het paste binnen onze eigen kaders, invulling aangegeven.”

World Forum omgebouwd

Waar Nederland gevraagd werd om gastland te zijn, daar moesten steden en locaties wel mee doen aan een aanbestedingsprocedure om in aanmerking te komen als gaststad en congreslocatie. De keuze viel uiteindelijk op World Forum in Den Haag. Belangrijk criterium was onder meer de benodigde vierkante meters aan conferentieruimte en het indelingsplan.

Dat wil niet zeggen dat het ruimschoots geoutilleerde congrescentrum direct klaar was voor gebruik. Zo werd de mooie en royale entree uit veiligheidsoogpunt niet geschikt bevonden en werd een kleine zijingang gebruikt als toegang voor de wereldleiders. Met een tijdelijk paviljoen van De Boer Tenten werd alsnog een voor de buitenwereld volwaardig ogende entree gecreëerd.

Ook het dan state-of-the-art auditorium van World Forum moest worden verbouwd, want een dergelijke top schrijft nu eenmaal voor dat iedereen gelijkwaardig aan een ronde tafel komt te zitten. De theaterzaal kreeg een valse vloer met daarop een op maat gebouwde conferentietafel. World Forum had hier al eerder ervaring mee opgedaan tijdens de Afghanistan conferentie in 2009. Dit keer waren de dimensies echter nog groter: een conferentietafel van 23 meter doorsnede op een met steigerbouw ondersteunde vloer, die 2,5 meter boven de werkelijk vloer ‘zweefde’.

Moderne twist

De tafel was gedecoreerd met modern gestileerde Nederlandse iconen zoals bijvoorbeeld windmolens, schaatsen, fietsen, klompen, rietveld stoeltjes en diverse historische gebouwen. Het paste binnen het thema ‘A modern twist to Dutch classics’, dat het Ministerie van Buitenlandse Zaken had bedacht om te zorgen dat de conferentie ook Nederland internationaal in de schijnwerpers zou zetten. Doelstelling was om aan de delegaties en in de berichtgeving in de media zoveel mogelijk duidelijk te maken dat de conferentie in ons land plaatsvond.

Fraai projecten produceerde niet alleen de conferentietafel, maar zorgde met haar partnerbedrijven ook dat de complete 12.000 vierkante meter van het World Forum was ingericht en aankleed volgens het gekozen thema. “Er waren ontzettend veel vergaderzaaltjes en we hebben elke vierkante centimeter ingericht”, vertelt eigenaar Gerben Raak. “Elk stoeltje, elke tafel is doordacht.”

“Bijvoorbeeld de informal plenary room. Die hebben we ingericht als een Hollandse stijlkamer met een moderne twist. Een heel witte, lichte ruimte is het geworden. Als wanddecoratie hebben we met pen gedecoreerd doeken opgehangen en daar voile voor gehangen.” Voor de inrichting werd gebruik gemaakt van meubilair van de Nederlandse topontwerpers Marcel Wanders en Lensvelt. Kleur werd subtiel toegevoegd door een Delftsblauw tapijt en oranje tulpen in een moderne variant van de klassieke Nederlandse tulpenvaas.

Als Raak vervolgens vertelt dat de regeringsleiders slechts drie kwartier in deze ruimte hebben vertoeft, dan moet het publiek wel even slikken. Maar de beelden leven langer voort in de media en de herinneringen van de wereldleiders.

Nieuw discussiesysteem

Bijzonder aan de conferentietafel was ook de conferentietechniek. Jacot Audiovisueel had hierin het Bosch DCN Multimedia geïnstalleerd, een interactief discussiesysteem voorzien van lcd-scherm, dat nog niet op de markt was en is ontwikkeld in samenwerking met de Technische Universiteit in Delft. Hiermee konden de wereldleiders onderling discussiëren, cases naspelen, stemmen, vertalingen volgen en presentaties terugkijken. Bijkomend voordeel was dat door de ingebouwde microfoon er geen tafelmicrofoons nodig waren, vertelt team coördinator Marco Kringelstijn. Hierdoor kwamen ook de regeringsleiders goed in beeld.

Le Garage

Zelfs de garage van het World Forum werd ingericht en wel als restaurant voor het personeel, dat werd omgedoopt tot ‘Le Garage’. Vanuit hier opereerde Van der Linde Catering dat de volledige food & beverage verzorgde. In de hoofdfaciliteit van het bedrijf, in het nabijgelegen Berkel en Rodenrijs, werd het eten geproduceerd, om vervolgens na bomchecks en onder voortdurende controle van de voedsel en warenautoriteit verzegeld naar Den Haag te worden vervoerd. Vanuit ‘Le Garage’ werden de maaltijden geserveerd. Ook bij de catering was het uitgangspunt ‘A modern twist to Dutch classics’. Voor de werklunch van de wereldleiders en ministers was sterrenkok Jonnie Boer van De Librije ingeschakeld om invulling te geven aan het thema. Op die dag alleen al serveerde de cateraar 5.000 maaltijden.

Samen met de buren

De congreslocatie betrof overigens meer dan alleen het World Forum zelf, benadrukt directeur Michiel Middendorf. “We hebben bij de aanbesteding het World Forum gebied aangeboden. Samen met onze buren hebben we er één geheel van gemaakt.” Die buren waren de hotels Bel Air en Novotel, de VN-gerelateerde organisatie OPCW, het filmtheater Omniversum en de musea Museon en het Gemeentemuseum, waar de afsluitende persconferentie plaatsvond.

Het voordeel is dat om dit compacte gebied hekken gezet konden worden en daarmee de verschillende beveiligde zones gecreëerd konden worden. Alleen met accreditatie en een RFID-pas, die het mogelijk maakte de mensen overal te volgen, kreeg je toegang tot dit gebied.

Krijn Taat en Stephan van der Meulen, de general managers van respectievelijk Novotel Den Haag en Bel Air Hotel, beleefden een bijzondere ervaring doordat hun hotel een heel andere functie kreeg, waarvoor alle slaapvoorzieningen tijdelijk uit de kamers gehaald moesten worden. In het Novotel waren er voor iedere delegatie twee kamers ingericht als loungekamer en boardroom en daarnaast stond er voor alle 58 heads of delegations een opfriskamer klaar. In het Bel Air hotel waren werkkamers ingericht voor de pers, de organisatie en defensie.

Pers pleasen

Een groot deel van het omhekte en zwaarbewaakte NSS-terrein diende als persgebied, met daarin alle benodigde faciliteiten en 40 medewerkers om de journalisten te ontvangen en helpen. Een doordachte keuze vertelt Pim Koster van Dutchview, het bedrijf dat voor de persfaciliteiten zorgde. “Je weet dat er veel pers afkomt op zo’n conferentie. Uiteindelijk zijn er zo’n 2.000 op de NSS afgekomen. Dan kun je ze beter een comfortabele werkplek geven, waarbij alle informatie binnenkomt. Je moet voorkomen dat ze ongecontroleerd rond gaan lopen. Dan krijg je overlast. Nu hadden ze een werkplek, waren ze geaccrediteerd en wist je waar ze waren.”

“Het is ook belangrijk voor de mediawaarde. Hoe meer je de pers faciliteert, des te groter de kans dat de boodschap die naar buiten komt positief is. De pers beïnvloedt de uitkomst van zo’n conferentie en dan is het een beetje pleasen wat we hebben gedaan.”

 

Het fotomoment

Groepsfoto NSS 900px

Foto: Nuclear Security Summit 2014

Hoe stel je al die wereldleiders op voor de groepsfoto? Jean Paul Wijers van het Protocolbureau legt het uit. Hij regisseerde het fotomoment van de Nuclear Security Summit.

Tijdens het congres van Wenen, 200 jaar geleden, werd al vastgesteld dat alle landen gelijk zijn, begint Wijers. Dit basisprincipe is ook aangehouden bij het maken van de groepsfoto met wereldleiders.

Het protocolbureau heeft voor het Koninklijk huwelijk in 2002 een computerprogramma ontwikkeld, waarmee snel dit soort placeringen zijn te maken en te wijzigen. Dit laatste is handig bij last minute veranderingen, zoals tijdens de NSS toen de Franse president François Hollande niet beschikbaar bleek voor de foto.

In dit geval is gekozen om eerst naar de positie van de betreffende head of delegate in zijn eigen land te kijken. Vooraan werd begonnen met de presidenten, gevolgd door de vicepresidenten, premiers, ministers en staatssecretarissen. Binnen die ‘functiegroepen’ gold het anciënniteitprincipe. Eerst de langstzittende president, dan de op een na langst zittende en zo verder.

De eerste uitzonderingen zijn de drie mensen in het midden. De Nederlandse premier Rutte staat als gastheer in het midden, met rechts van hem de Amerikaanse president Obama als initiatiefnemer van de NSS en links van hem president Park Geun-hye van Zuid-Korea, als gastvrouw van de vorige nucleaire top.

Ook staan er drie mensen op de foto die geen land vertegenwoordigen. Gekozen is om de secretaris-generaal van de Verenigde Naties Ban Ki Moon na het laatste staatshoofd te plaatsen en de president van de Europese Commissie Barosso en de voorzitter van de Europese Raad Van Rompuy een rij daar achter.

Hoe objectiever je bent, hoe makkelijker het is uit te leggen, des te makkelijker kun je aan de placering vasthouden, benadrukt Wijers. Als je de teugels laat vieren gaat het fout.

 


Inspirerende MPI bijeenkomst in de Winter Efteling

Deze diashow vereist JavaScript.

Foto’s: Robert Aarts fotografie

Vakvereniging MPI Nederland beleefde haar jaarlijkse nieuwjaarsbijeenkomst op 17 januari in de Winter Efteling. Ruim 100 deelnemers volgden het programma dat bestond uit een bijeenkomst voor nieuwe leden en een inspiratiesessie over gastgerichtheid, gevolgd door de Nieuwjaarsborrel.

In de plenaire sessie van deze MPI bijeenkomst nam conceptmanager Horeca van de Efteling, Frans Goenee, de aanwezigen mee door de historie en ontwikkeling van de Efteling; van attractiepark naar droomwereld, van product naar concept. Gastgerichtheid staat daarbij centraal. Hoe de Efteling deze visie en instelling bij alle medewerkers weet te realiseren, werd vertelt door Christel Bassing van Innergie. Na een slok toverwater in het pannenkoekenhuis Polles Keuken gingen de deelnemers verder met de groepssessies, waarin het onderwerp in kleiner comité werd uitgediept.  Vol met ideeën en tips & tricks werd de dag afgesloten met als toegift de Watershow Aquanura, behorend tot de drie mooiste watershows ter wereld.

 

 


Cross Border Educational Meeting Design? Of course!

Op vrijdag 11 oktober kwamen leden van MPI Nederland samen met collega’s van MPI Duitsland en MPI België voor een zeer geslaagde bijeenkomst over Meeting Design in Düsseldorf. Alle landen pakten een stukje van de organisatie op: Duitsland was gastheer en liet met de betrokkenheid van Radisson Blu zien hoe bijvoorbeeld Brainfood een belangrijke rol speelt tijdens een event. België zorgde ervoor dat de hele dag werd vastgelegd voor het nageslacht via Streamdis en Nederland zorgde voor de geanimeerde spreker, Mike van der Vijver, co-auteur van het boek ‘Into the heart of Meetings’.

Deze diashow vereist JavaScript.

Met een internationale groep van een kleine 50 deelnemers werd op een zeer ongebruikelijke manier gestart. Een lege zaal met enkele stapels stoelen wat uitnodigde om een stoel te pakken en te gaan zitten waar je wilde. Dat dit mensen even in verwarring bracht, was wel duidelijk en dat het een doel had werd ook al snel duidelijk. De hele dag werd in kleine, wisselende groepjes gewerkt en gebrainstormd. Heel waardevol! Van der Vijver gaf ook aan dat verwarring goed is in een bijeenkomst omdat dit voor aandacht zorgt.

Dat bijeenkomsten een integraal onderdeel van ons dagelijks leven weten we,  toch benutten wij het potentieel ervan zelden volledig. Volgens Mike van der Vijver komt dit vooral doordat met name het logistieke proces wordt benadrukt en niet zo zeer het communicatieve aspect. Terwijl juist die communicatie enorme krachten in live bijeenkomsten kan los maken: menselijke interactie! Dit communicatieve aspect, de toegevoegde waarde van die interactie werd afgelopen vrijdag haarfijn duidelijk door de gekozen zaalzetting (of het ontbreken ervan in dit geval).

Mike gaf middels talloze voorbeelden aan dat wanneer je vanuit andere zienswijzen kunt werken, je de effectiviteit van bijeenkomsten drastisch kunt verbeteren. Hij gaf het voorbeeld dat een bepaalde locatie een bepaalde emotie en bepaald gedrag oproept (denk aan een kerk, of een klaslokaal). Dit gegeven zorgt ervoor dat je bij voorbaat mensen in een bepaalde mindset kunt krijgen het moment dat ze een ruimte  binnenlopen. Dit kan een bijdrage leveren aan het succes van een sessie.

Dat dit bij internationale bijeenkomsten anders loopt is een feit en ook dat konden we aan de hand van een voorbeeld direct inzichtelijk maken. Belgen, Duitsers en Nederlanders zouden allen anders omgaan met een “babbelgrage” Japanse professor.

Ook het fenomeen “kennis is overall” werd goed duidelijk gemaakt. De tijd dat één persoon op het podium alleen aan het zenden is, wordt minder. We streven veel meer naar uitwisseling van kennis, ideeën en ervaringen wat veel meer tot de verbeelding spreekt en wat bijdraagt aan het onthouden en toepassen van het geleerde. Want feitelijk is dat een belangrijk doel van een bijeenkomst. We willen dat mensen iets leren en het gaan gebruiken, verandering van gedrag dus. Het goed toepassen van meeting design is hierbij cruciaal.

In de namiddag na een ontspannende borrel, is er met zo’n 30 deelnemers heerlijk gedineerd, welk ons was aangeboden door Radisson Blu. Tijdens dit diner is nog lang nagepraat over de kansen die meeting design voor ons vak betekent. Dit was slechts een voorproef en daar zijn we blij mee want op 10 en 11 februari 2014, komt Mike terug voor een tweedaagse training!

De MPI Cross Border Educational Meeting Design is online terug te kijken via deze link.

 


George Parker adviseert MPI-leden mentale sex

George Parker leert de MPI-leden die op 6 september naar de Algemene Ledenvergadering in Van der Valk de Witte Bergen zijn gekomen een lesje buiten de box denken. Een van de allermakkelijkste manieren is om mentale sex te hebben, adviseert hij.

De ALV wordt door 85 meeting professionals bezocht. De diverse commissies ontvouwen hun plannen voor het nieuwe bestuursjaar onder leiding van de nieuwe voorzitter Annemiek Kuijsten. Zij bedankt de scheidend voorzitter Berend Bouwman voor zijn betrokken leiderschap van de afgelopen twee jaren.

Na de ALV worden de deelnemers meegenomen naar een idyllische plek in het bos, het Goois Openlucht Theater, voor de sessie over Creativiteit onder leiding van ‘Zakelijk Alchemist’ George Parker. Ondanks een fikse regenbui , waarop de organisatie is voorbereid (iedereen ontvangt een poncho) wordt deze interactieve sessie – doorspekt met illusies om kennis en feiten te verhelderen – met enthousiasme gevolgd.

In de hectiek van alledag ontgaan bepaalde zaken aan je attentie, aan je gezichtsveld. Mensen zien nu eenmaal wat ze willen zien, maakt George Parker duidelijk. Hij wrikt de aanwezigen uit hun comfort zone, door allerlei wetenschappelijke feiten met magie te verweven.

Hoe ontwerp je een event? Parker vertelt dat als je vanuit andere mindsets leert kijken, of vanuit iemand anders z’n perspectief (Hoe zou Steven Spielberg dit doen?), je ideeën krijgt. Als je al deze ideeën filtert op kwaliteit, dan blijft er uiteindelijk één over die werkt. Helaas zijn we vaak lui en bang voor het onbekende en daarom doen we vaak niets. Kom in actie is zijn advies!

Eén van de allermakkelijkste manieren is om mentale sex te hebben. “Als jij en ik iets verzinnen, moeten we niet in discussie gaan maar in een ‘mindmelt’ opgaan. We geven elkaars verhalen door, we luisteren niet alleen constructief, maar we mengen ze zonder vooronderstellingen. Hoe vaker je het doet, hoe makkelijker het gaat; emerging realities”, aldus Parker. Feitelijk ontstaat er iets terwijl je ermee bezig bent. Dat dat soms griezelig is, kan hij alleen maar beamen.

Het kleinste stapje buiten de box, vinden we al eng, dus schieten we weer terug in wat we kennen, in wat veilig is. Dat moeten we veranderen. Immers de wereld verandert, de wensen veranderen en dus verzinnen we een list.

De beste wijze om dit te doen:

1. anders omgaan met hetzelfde
2. in een andere box gaan kijken ‘hoe zou het zijn als ik iemand anders was?’
3. wat gebeurt er als ik ideeën meng en mix, ‘mentale sex’ dus

De aanwezigen zijn letterlijk en figuurlijk uitgedaagd vanuit hun eigen standpunt de sessie te ervaren. Omdat deze doorspekt is met illusies en oefeningen, worden Parker’s woorden verschillende keren pijnlijk duidelijk gemaakt. Met nieuwe inzichten en veel plezier wordt er nadien nog gezellig na geborreld en kan er nog genoten worden van een afwisselend diner.


Culturele verschillen en protocol vol in de aandacht

Ruim vijftig deelnemers zijn afgekomen op de Educational over Cross Cultural Management & Protocol van MPI Nederland. Champ Bouwman doet verslag van de bijeenkomst op vrijdag 12 oktober in Chateau St. Gerlach in Valkenburg

In de plannerlunch voorafgaand aan de educational blijkt al dat het onderwerp ‘protocol’ erg leeft in de meetingbranche. Er worden praktijkvoorbeelden uitgewisseld en met name de situaties waarbij het mis ging zetten aan tot nadenken.

De introductie van de educational wordt verzorgd door Jean Paul Weijers van het Protocolbureau. Hij geeft aan dat de hedendaagse maatschappij vraagt om een andere toepassing van protocol. Door de economische crisis is er meer behoefte ontstaan aan doelmatig netwerken, maar ook aan meer tijd voor reflectie. Welk doel heb je voor ogen wanneer je een zakelijke afspraak hebt en welke etiquette regels kun je toepassen om dit doel te bereiken?

Met de ontwikkeling van de minor Strategic Networking & Protocol wordt het belang van protocol en etiquette een serieus onderdeel binnen ons vak. De minor wordt momenteel aan de Haagse Hogeschool gegeven, maar zal in de toekomst als Post–Graduate gegeven gaan worden aan communicatiemedewerkers, PA’s, kabinetsmedewerkers, protocolspecialisten en marketeers.

Peter McSweeney vervolgt met een presentatie over Cross Cultural management. Peter vangt aan met een reeks praktijkvoorbeelden uit landen waar hij gedurende zijn carrière geleefd heeft. Tijdens internationale zakelijke meetings dienen we ten alle tijden in ons achterhoofd te houden; Wie ben jij, Wie ben ik en hoe zijn wij met elkaar verbonden?

Peter gaat dieper in op de theorie die Geert Hofstede ontwikkeld heeft. Culturen kunnen beoordeeld worden door per land te bekijken hoe gescoord wordt op: Power distance, Individualism, Uncertainty Avoidance en Masculinity.

Na de pauze wordt de educational vervolgd door Bud Rellum en Anne-Maartje Oud. Een powerpoint presentatie heeft dit duo niet nodig. Op een heel interactieve manier gaan ze in op protocol/etiquette en gedrag. Uit het publiek komen vragen waar Bud en Anne-Maartje, elkaar aanvullend, antwoorden op geven.

Zo leren we dat bij een zakelijke (internationale) afspraak goed bedacht moet worden wat je uit het gesprek wilt halen; wie heb je tegenover je zitten? Ook de koningin is maar een mens! Laat je niet imponeren door diegene die tegenover je zit, maar focus op het doel, creëer gelijkwaardigheid.

Met name internationaal gezien is het van belang op de hoogte te zijn van etiquette en regels binnen een andere cultuur. De sfeer kan abrupt omslaan wanneer je je zakelijke relatie een hand geeft, terwijl dit ongebruikelijk is.

Maar ook op nationaal niveau lijkt etiquette en protocol weer terug van weggeweest. In onze snelle maatschappij lijkt blijkt weer behoefte te zijn aan fatsoenregels en respect voor elkaar.

Bud Rellum was de eerste Chef Protocol die destijds Minister-President Kok voor een aantal jaren heeft bijgestaan. De talloze prachtige anekdotes die dat heeft opgeleverd zouden met gemak een hele dag kunnen vullen!

Na deze inspirerende afsluiting wordt er nog gezellig geborreld en nagepraat en kan er nog even genoten worden van de prachtige locatie waar overigens in tegenstelling tot de rest van het land het zonnetje wèl schijnt!

 


‘The Year of sustainability in the event industry’

Londen 2012 levert op het terrein van duurzaam organiseren veel kennis op en de Engelsen nemen hun sociale verantwoordelijkheid door deze kennis (gratis) te delen. Zo ook tijdens een studietrip van MPI Nederland aan de Engelse hoofdstad. Daarnaast maakten de deelnemers kennis met een sterk staaltje Hollands ondernemerschap.

Deelnemers MPI-studiereis naar Londen (foto: Ivo Lammers)

 

Op uitnodiging van zusterchapter UK & Ireland bezocht een delegatie van MPI Nederland Londen. De Engelse MICE-beurs Confex diende als aanleiding om kennis te komen maken met een aantal initiatieven rond de Olympische Spelen

De Confex heeft als internationale meeting beurs de laatste jaren aan belang ingeboet en die tendens werd deze editie voortgezet. Het is inmiddels een op de lokale markt gerichte beurs, waarbij verbreding met aanbieders voor buitenevenementen het geringe aantal internationale exposanten moet compenseren. De eerste beursdag viel het aantal bezoekers ook nog eens fors tegen, misschien ook een gevolg van de verhuizing van Earls Court naar ExCel.

Tijdens de Olympische Spelen die starten op 27 juli zal het enorm veel hectischer zijn in ExCel, als locatie waar diverse zaalsporten zullen plaatsvinden.

 

Belangrijke doelstelling

Belangrijke doelstelling van de lokale organisatie van de spelen is duurzaamheid. De belofte om de eerste duurzame Olympische Spelen te organiseren hielp Londen bij het winnen van het bid. De afgelopen jaren is er al veel kennis vergaard op dit gebied en de organisatie ziet het als haar maatschappelijke taak om die kennis zoveel mogelijk en gratis te verspreiden.

En zo kon het UK & Ireland chapter van MPI tijdens haar educational ‘The Year of sustainability in the event industry’ een keur aan sprekers presenteren die het op dit moment ongetwijfeld meer dan druk hebben. Zoals David Stubbs hoofdverantwoordelijke op het gebied van milieu en duurzaamheid bij het London Organising Committee of the Olympic and Paralympic Games (LOCOG). Indrukwekkend waren zijn foto’s van het desolate industriegebied en de transformatie naar het moderne compacte Olympisch park.

 

Aandachtspunten

De belangrijkste aandachtspunten voor de spelen (en elk evenement) zijn volgens hem transport en reizen, voedsel en afval. De Olympische locaties zijn alleen voor deelnemers en hun gevolg en de organisatie en pers met de (laag emissie) auto te bereiken. Het publiek kan alleen per openbaar vervoer reizen en er is een stimulatieprogramma om mensen wandelend of fietsend naar de sportlocaties te laten komen.

Op het gebied van afval is de doelstelling om 70% te hergebruiken, recyclen of composteren. Gepoogd wordt om in de hele keten te werken met dezelfde iconen, labeling en kleurcodering, zodat de gebruiker kan zien welke verpakking in welke (kleur) afvalbak gedeponeerd moet worden.

James Mark die als Games Director bij ExCel verantwoordelijk is voor het duurzaam opereren liet zien hoeveel er valt te winnen in de dagelijkse praktijk van een locatie. Waar in 2005 nog 100% van het afval werd gestort, heeft ExCel dit percentage nu teruggebracht tot 12%. De congres- en beurslocatie is 30% meer energie-efficiënt dan vergelijkbare locaties.

Voormalig voorzitter van het MPI UK & Ireland chapter, Fiona Pelham sprak over de ontwikkeling van ISO 20121, dat later dit jaar als opvolger van de BS8901 wordt gelanceerd. James Musgrave van de Leeds Metropolitan University en Roger Simons van MPI maakten de informatie compleet met resultaten uit MPI’s internationale studie over Corporate Social Responsibility.

Op de website van Fiona Pelham vind je meer informatie over deze educational en kun je de presentaties downloaden.

 

Staaltje Hollands ondernemerschap

In Londen maakten we ook kennis met een knap staaltje Hollands ondernemerschap. Siebe Terband, in het verleden onder meer werkzaam voor SAIL Amsterdam en Martinair Party Service, herkende de mogelijkheden van een desolaat terrein, net buiten de Olympische zône, en wist de landeigenaren en lokale politiek te overtuigen van zijn plannen. Wat eerst was bedoeld als een puur Hollands festival tijdens de Olympische Spelen is inmiddels uitgegroeid tot het meerjarige project Peninsula Festival’s. Overigens dit eerste jaar nog wel met als thema ‘Keep in touch with the Dutch’.

Terband ontwikkelde op het Greenwich Peninsula, waar de O2-Arena – de voormalig millenium dome – het enige bezoekwaardige was, een entertainmentterrein.  De oranjecamping strijkt er neer met vijf hectare aan luxe tenten, er is een groot festivalterrein podium voor live muziek, aan de Thames bevindt zich voortaan een permanent stadstrand van 1,3 hectare en een private haven en er komt een speciaal hospitality dorp voor bedrijven en zakelijke gasten.

Hij kreeg het ook voor elkaar om tussen 27 juli en 12 augustus twee maal daags een ‘Sail’ te doen, van Woolwich Arsenal Pier tot aan Tower Bridge en weer terug. Sail Royal Greenwich heeft als basis een flottielje van zo’n 15 Tall Ships. De organisatie is in handen van het Nautisch Evenementen Bureau en de catering aan boord wordt verzorgd door de Michelin-sterrenchefs Ron Blaauw en Richard Corrigan.

Meer weten over Peninsula Festivals? Surf dan naar http://www.peninsula-festival.eu/nl/.

 


Crisis op vrijdag de dertiende

Crisis op vrijdag de 13e. MPI Nederland bracht in 7AM in Den Haag de 70 deelnemers aan haar educational in een crisissituatie. Aan de diverse gelegenheidsgroepen de taak om als evenementverantwoordelijke een communicatieplan op te stellen en een persconferentie te leiden.

De workshop werd ingeleid door Jean Fransman, woordvoerder van het ministerie van Veiligheid en Justitie, en Onno Duyvené de Wit, redacteur en nieuwslezer bij NOS radio 1. Beide vertelden over hun ervaring met crisiscommunicatie in hun dagelijkse praktijk. Belangrijk advies van beide heren was: “Ben eerlijk en houd je bij de feiten. Als je bepaalde informatie niet hebt, dan meld je dat eerlijk. Woordvoering en pers hebben elkaar nodig. Het gaat er bij beide partijen om dat de feiten gebracht worden. Zorg dat je elkaar helpt en wees daarom integer en oprecht.”

Vervolgens was het aan vijf groepen om de adviezen in de praktijk te brengen. Elk kreeg een realistische case, die elke congresorganisator in zijn of haar dagelijkse praktijk kan overkomen. Aan de deelnemers de uitdaging om de regie wat betreft de communicatie te nemen, door middel van een interne memo, een persbericht en tot slot een persbijeenkomst. De massaal aanwezige pers, bestaande uit alle deelnemers onder leiding van Jean Fransman en Onno Duyvené de Wit, stelde kritische vragen. De MPI-leden bleken communicatief vaardig en wisten, soms met behulp van zelf verzonnen feiten, geruchten en beschuldigingen te pareren.


  • #congres op Twitter

    1. beleggen
      beleggen: Philips helpt radioloog bij dataverwerking: AMSTERDAM (ANP) - Philips presenteert dit weekeinde op een congres voor… https://t.co/8ZgHRbpkRO

    2. My Choices
      My Choices: Kom naar onze stand op het SOAIDS nationale congres en meld je aan voor onze gratis app Choices for Treatment and Testing!

    3. Economisch Nieuws
      Economisch Nieuws: #Philips helpt radioloog bij dataverwerking #Amsterdam - #Philips presenteert dit weekeinde op een congres voor rad… https://t.co/CH9lZTrHsw

    4. beleggen
      beleggen: Philips helpt radioloog bij dataverwerking: AMSTERDAM (ANP) - Philips presenteert dit weekeinde op een congres voor… https://t.co/5RzWdRqi63

    5. Sonny Spek
      Sonny Spek: @ArjanZevenaar morgen nog aanwezig op het congres?

    6. Daan de Haas
      Daan de Haas: Morgen spannende dag. Wordt Christianne van der Wal onze nieuwe voorzitster?? We horen het op het #VVD congres........

    7. A3Kok ♛
      A3Kok ♛: Morgen met alle mannenbroeders grote en kleine meloentjes slikken op het congres van de @ChristenUnie. Leve het pluche.

    8. Jos Swartjes
      Jos Swartjes: Druk weekje, morgen Partijraad SP dinsdag scholing voor elkaar dan jaarbeurs voor congres Gelijk=Gelijk op uitnodig… https://t.co/AkvjK12d3O

    9. Bert Peterse
      Bert Peterse: Vanavond ledenvergadering @spweert gehad over congres in #Keenterhart #Weert. Was ook #verbroederingsmaaltijd van w… https://t.co/cMLYjxqbXI

    10. Jeroen Hellebrekers
      Jeroen Hellebrekers: Stel ‘t ff ter sprake bij het volgende congres. https://t.co/Z3p6gaMM8F

  • Translator

    DutchItalianKoreanChinese (Simplified)Chinese (Traditional)PortugueseEnglish
    GermanFrenchSpanishJapaneseArabicRussianGreek
    BulgarianCzechCroatianDanishFinnishPolishSwedish
    NorwegianHebrewSerbianSlovakThaiTurkishHungarian
    Romanian      
    Bens Translator
  • QM Pins on Pinterest

    • Follow Me on Pinterest
  • Copyright © 1996-2010 Meetingblog. All rights reserved.
    iDream theme by Templates Next | Powered by WordPress